Retningslinjer for søknad om tilgang til data fra IMDinett

Slik går du fram dersom du ønsker å innhente informasjon fra Nasjonalt introduksjonsregister (NIR) og system for bosetting, samt søke dispensasjon fra taushetsplikt i forbindelse med forskning.

Sist oppdatert: 12. februar 2020

1 Innledning

Disse retningslinjene gir veiledning til etater, organisasjoner, forskningsinstitusjoner mfl. om hvordan man går frem dersom man ønsker å innhente informasjon fra IMDis nasjonale introduksjonsregister (NIR) og system for bosetting (Bosetting). Retningslinjene inneholder også informasjon om hvordan søknader om tilgang til NIR- og Bosettingsdata blir behandlet av IMDi.

Retningslinjene gjelder for søknad om data som er registrert i:

IMDinett NIR om

  • opplæring i norsk og norsk kultur og norske verdier for asylsøkere i mottak
  • opplæring i norsk og samfunnskunnskap
  • introduksjonsprogram
  • tilskudd for de ulike typene opplæring

IMDinett Bosetting om

  • bosetting av flyktninger

2 Rettslig grunnlag

Behandlingen av personopplysninger i IMDinett NIR og Bosetting følger av introduksjonsloven. Behandlingen er nærmere regulert i forskrift om behandling av personopplysninger etter introduksjonsloven.

Hovedformålet med opprettelsen av IMDinett NIR er å dokumentere hvem som deltar i:

  • opplæring i norsk og norsk kultur og norske verdier for asylsøkere i mottak,
  • introduksjonsprogrammet og
  • opplæring i norsk og samfunnskunnskap

Hovedformålet med opprettelsen av IMDinett Bosetting er å ha et nasjonalt saksbehandlingsverktøy for bosetting av flyktninger.

IMDinett NIR og Bosetting brukes for følgende formål:

  • for gjennomføring av ordningene i introduksjonsloven, dvs. introduksjonsprogrammet og opplæring i norsk og samfunnskunnskap samt opplæring i norsk kultur og norske verdier for asylsøkere i mottak
  • for utlendingsmyndighetenes behandling av søknader om permanent oppholdstillatelse og søknader om norsk statsborgerskap
  • for evaluering av ordningene i introduksjonsloven
  • for å anmode kommuner om antallet flyktninger IMDi ønsker at de skal bosette
  • for å kartlegge flyktningers kompetanse
  • for å fordele flyktninger til kommuner for bosetting
  • for å generere statistikk om bosetting av flyktninger og deltakelse i ordningene under introduksjonsloven

Forvaltningsloven og personopplysningsloven, jf. personvernforordningen stiller strenge krav til bruk, sikring og utlevering av personopplysninger for å verne personens interesser. Personopplysninger kan bare brukes i forskning dersom det finnes et rettslig grunnlag for behandling av personopplysningene.

I henhold til forskrift om behandling av personopplysninger etter introduksjonsloven § 18 sammenholdt med personvernforordningen artikkel 5 nr. 1 er det ikke uforenlig med de opprinnelige formålene for behandlingen å viderebehandle opplysningene til forskning og analyse. IMDi har dermed hjemmel for å utlevere personopplysninger til forskning og for statistiske formål, men den enkelte søknad om utlevering av opplysninger må vurderes individuelt opp mot personvernlovgivningen. Det oppstilles flere krav til behandlingsansvarlig (her IMDi) for behandling av personopplysninger i personopplysningsloven sammenholdt med personvernforordningen. Hovedprinsippene for behandlingen fremgår av forordningen artikkel 5:

Artikkel 5. Prinsipper for behandling av personopplysninger

1. Personopplysninger skal

a) behandles på en lovlig, rettferdig og åpen måte med hensyn til den registrerte («lovlighet, rettferdighet og åpenhet»),

b) samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål og ikke viderebehandles på en måte som er uforenlig med disse formålene; viderebehandling for arkivformål i allmennhetens interesse, for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller for statistiske formål skal, i samsvar med artikkel 89 nr. 1, ikke anses som uforenlig med de opprinnelige formålene («formålsbegrensning»),

c) være adekvate, relevante og begrenset til det som er nødvendig for formålene de behandles for («dataminimering»),

d) være korrekte og om nødvendig oppdaterte; det må treffes ethvert rimelig tiltak for å sikre at personopplysninger som er uriktige med hensyn til formålene de behandles for, uten opphold slettes eller rettes («riktighet»),

e) lagres slik at det ikke er mulig å identifisere de registrerte i lengre perioder enn det som er nødvendig for formålene som personopplysningene behandles for; personopplysninger kan lagres i lengre perioder dersom de utelukkende vil bli behandlet for arkivformål i allmennhetens interesse, for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller for statistiske formål i samsvar med artikkel 89 nr. 1, forutsatt at det gjennomføres egnede tekniske og organisatoriske tiltak som kreves i henhold til denne forordning for å sikre de registrertes rettigheter og friheter («lagringsbegrensning»),

f) behandles på en måte som sikrer tilstrekkelig sikkerhet for personopplysningene, herunder vern mot uautorisert eller ulovlig behandling og mot utilsiktet tap, ødeleggelse eller skade, ved bruk av egnede tekniske eller organisatoriske tiltak («integritet og konfidensialitet»).

2. Den behandlingsansvarlige er ansvarlig for og skal kunne påvise at nr. 1 overholdes («ansvar»)

3 Utlevering av informasjon fra IMDinett NIR og Bosetting

3.1. Generelt

En forespørsel om utlevering av data må sendes til IMDi i god tid før planlagt start av prosjektet.

Det er forskere eller andre relevante fagpersoner som kan være mottakere av personopplysninger fra IMDinett NIR og Bosetting. I utgangspunktet er det adgang til å utlevere personopplysninger til vitenskapelig eller historisk forskning eller til statistiske formål, men det er en forutsetning for utleveringen at opplysningene behandles i tråd med personvernlovgivningen. Det må uansett, til hver søknad om utlevering av opplysninger, gjøres en avveining av om opplysningene kan utleveres. 

Ved søknad om utlevering av personopplysninger må prosjektet ha en personvernkonsekvensvurdering (Data Protection Impact Assessment – DPIA). IMDis søknadsskjema for data fra IMDinett tilsvarer en forenklet DPIA. Dersom IMDi vurderer det som nødvendig vil det bes om at en fullverdig DPIA ettersendes søknaden.

Opplysninger kan utleveres til offentlige organer som har behov for data fra IMDinett NIR og Bosetting bl.a. i forbindelse med evaluering av ordningene. Like med offentlige organer regnes organisasjoner og private som utfører oppgaver for stat, fylkeskommune eller kommune.

3.2 Utlevering av anonymiserte opplysninger

Dersom det er tilstrekkelig for å gjennomføre forskningen skal opplysningene utleveres i statistisk form eller ved at individualiserende kjennetegn utelates på annen måte (avidentifisering). Søker kan be om å få utlevert sammenstillinger av anonymiserte opplysninger som er registrert i IMDinett NIR og Bosetting. Med anonymiserte opplysninger menes at opplysningene ikke på noe vis kan identifisere enkeltpersoner i et datamateriale, hverken direkte eller indirekte gjennom pseudoanonymisering med koblingsnøkkel eller liknende. IMDi vil på bakgrunn av søknaden vurdere hvilke sammenstillinger det er mulig å lage. Fordi sammenstillingen skal kunne lages med enkle fremgangsmåter vil IMDi ikke alltid ha plikt til å lage slike sammenstillinger, da arbeidet kan være svært ressurskrevende.

3.3 Avidentifisering av personopplysninger

IMDi kan vurdere å utlevere data fra IMDinett NIR og Bosetting som er avidentifiserte til forskere dersom det tilstrekkelig for å oppnå formålet, jf. introduksjonsloven § 25 tredje ledd. Med avidentifisering menes at navn, personnummer eller andre personentydige kjennetegn er fjernet.

Avidentifisering er et svært ressurskrevende arbeid, og søkerens interesse vil derfor bli avveid mot direktoratets aktuelle ressurssituasjon og prioriterte oppgaver. Søkeren må fortsatt søke IMDi om innsyn i personopplysninger, fordi det selv i avidentifiserte saksdokumenter vil være kjennetegn som kan identifisere enkeltpersoner.

IMDi kan kreve kompensasjon for kostnader knyttet til avidentifisering. Kostnadene beregnes ut fra omfanget av arbeidet og antatt tidsbruk. Kostnadene må avtales på forhånd.

3.4 Utlevering av sensitive personopplysninger (særlige kategorier av personopplysninger)

Dersom det er behov for utlevering av sensitive personopplysninger (særlige kategorier av personopplysninger), jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 1, følger det av personopplysningsloven § 9 første ledd at det må vurderes om formålet med behandlingen og samfunnets interesse i at denne behandlingen finner sted, klart overstiger personvernulempene som behandlingen medfører for den enkelte. I søknaden må det derfor redegjøres grundig for formålet med forskningen.

4. Godkjenninger fra andre instanser

4.1. Medisinske og helsefaglige forskningsprosjekt

Regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK) skal forhåndsgodkjenne medisinske og helsefaglige forskningsprosjekter, se helseforskningsloven kapittel 3. Tilrådning fra REK skal sendes IMDi som vedlegg til søknaden.

4.2. Rådet for taushetsplikt og forskning

Rådet for taushetsplikt og forskning er oppnevnt av Justisdepartementet og bistår offentlige organer i spørsmål om taushetsplikt og forskning. IMDi vil vurdere om søknaden bør fremlegges for rådet.

Rådet skal kontaktes i alle tilfeller der det er aktuelt å gi forskere innsyn i taushetsbelagte opplysninger, med mindre IMDi finner det klart at søknaden bør innvilges eller avslås, se forvaltningslovforskriften § 9. Saken skal alltid fremlegges for Rådet dersom forskere skal ta direkte kontakt med de personene opplysningene angår.

Det er viktig at forskere som søker om innsyn, beskriver prosjektet på en slik måte at Rådet kan foreta en interesseavveining mellom taushetsplikten og de interesser som tilsier at forskning bør kunne finne sted.

4.3. Uttalelse fra de nasjonale forskningsetiske komiteene (ETIKKOM) om særlig følsomme målgrupper

Prosjektets mål og metoder må vurderes opp mot med de forskningsetiske retningslinjene. På denne nettsiden er også de fagspesifikke retningslinjene. Det forutsettes at søker innretter seg etter de forskningsetiske retningslinjene for det spesifikke fagområdet og etter uttalelser fra en av komiteene.

Ved etisk vanskelige problemstillinger, for eksempel der barn eller andre særlig sårbare grupper er involvert, skal det bes om en uttalelse fra Den nasjonale forskningsetiske komité for samfunnsvitenskap og humaniora (NESH) som legges ved søknaden.

5. Slik søker du

For å søke om data fra IMDinett må du laste ned IMDis søknadskjema, fylle det ut og sende det til IMDi på post@imdi.no.

6. Forskernes taushetsplikt

Alle som utfører tjeneste eller arbeid i forbindelse med en forskningsoppgave som et forvaltningsorgan har støttet, godkjent eller gitt opplysninger undergitt taushetsplikt til, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til disse opplysningene, se forvaltningsloven § 13 e.

Forskerne har ikke bare taushetsplikt om opplysninger vedkommende får fra IMDi eller under intervjuer, men har også taushetsplikt overfor IMDi om opplysninger fra personer det er formidlet kontakt med, se forvaltningsloven § 13 e første ledd nummer 3. Bruk av opplysninger fra registeret til forskning forutsetter som hovedregel at identifiserbare opplysninger ikke fremgår av publikasjoner.

Det stilles krav om at det undertegnes taushetserklæring før personopplysningene blir utlevert.

7. Behandlingen av søknaden

Den som søker utlevering må normalt påberegne inntil 8 uker på søknadsbehandlingen i IMDi. For å få til en effektiv behandling av søknaden må IMDi ha mottatt utfylt skjema og nødvendige godkjenninger.

IMDi skal påse at søknaden oppfyller kravene oppført i retningslinjene. Når søknaden ikke er tilstrekkelig opplyst skal søkeren gis anledning til å sende inn manglende dokumentasjon eller utfyllende informasjon.

8. Klagebehandling

Avslag på søknad om utlevering av data, og eventuelt dispensasjon fra taushetsplikten, er et enkeltvedtak og kan påklages, se forvaltningsloven § 28 første ledd, jf. § 2. Kunnskapsdepartementet er klageorgan i slike saker.

Fristen for å klage er 3 uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem, se forvaltningsloven § 29. Klagen skal fremsettes for IMDi og bør blant annet inneholde de grunner klagen bygger på, jf. forvaltningsloven § 32.

Klagen skal avvises dersom vilkårene for å behandle den ikke foreligger, se forvaltningsloven § 33 annet ledd siste punktum.

IMDi skal vurdere klageanførslene og kan omgjøre vedtaket dersom klagen anses begrunnet, jf. forvaltningsloven § 33 annet ledd. Dersom IMDi ikke finner grunnlag for å omgjøre vedtaket skal sakens dokumenter oversendes departementet så snart som mulig, jf. § 33 fjerde ledd.

9. Samtykke

Dersom prosjektet involverer feltarbeid i kommuner og/eller intervju av personer i målgruppen, må forskerne selv informere innvandrerne om prosjektet og innhente vedkommendes samtykke. Det vil være hensiktsmessig at forsker kontakter kommunen for å inngå avtale om formidling av informasjon, og etablering av kontakt med deltakere. Forskerne må sikre at samtykket som innhentes er gyldig. For at et samtykke skal være gyldig, må det være frivillig, uttrykkelig, informert og dokumentert.

Den som samtykker, må ha fått informasjon om at valget ikke har betydning for utfallet av en eventuell søknadsbehandling/rettigheter vedkommende måtte ha i kommunen. Forskerne må også opplyse at kommunen og IMDi ikke vil få tilgang til informasjon som kan identifisere den som samtykker. Informasjonen bør gis på vedkommendes morsmål eller et annet språk som informanten forstår godt. Informasjonen kan gis muntlig eller skriftlig. Skriftlig informasjon sikrer i større grad at de registrerte har nødvendig informasjon, og kan kontakte ansvarlig forsker ved eventuelle spørsmål eller dersom vedkommende ønsker å trekke seg.

Les retningslinjer for forskning på personer med manglende eller redusert samtykkekompetanse som finnes på www.etikkom.no

10. Informasjon som registreres i IMDinett NIR og Bosetting

Forskrift om behandling av personopplysninger etter introduksjonsloven

§ 4. Personopplysninger som kan behandles for alle formålene

Følgende personopplysninger om asylsøkere og nyankomne innvandrere anses som nødvendige for alle formålene som nevnt i introduksjonsloven § 25:

a) navn, kjønn og fødselsdato

b) personnummer eller annet identifikasjonsnummer i form av DUF-nummer, registreringsnummer i mottak, D-nummer eller passnummer

c) kontaktinformasjon

d) sivilstatus

e) familierelasjoner og andre nære relasjoner

f) statsborgerskap og opprinnelsesland

g) om personen er enslig mindreårig

h) boform

i) opplysninger om personens oppholdstillatelse, herunder søknads- og vedtaksdato for innvilgelse eller avslag, oppholdsgrunnlag, varighet på oppholdstillatelsen, tidligere oppholdstillatelser, saker om tilbakekall av tillatelsen og utvisning og om det er søkt om fornyet oppholdstillatelse

j) særskilte opplysninger om kvoteflyktninger.

Personopplysningene innhentes fra utlendingsmyndighetenes registre, Folkeregisteret eller den enkelte. Opplysningene kan i registrene knyttes til personnummer eller annet identifikasjonsnummer.

§ 5. Personopplysninger om kompetanse og for å gjennomføre karriereveiledning

Følgende opplysninger om en persons kompetanse kan behandles:

a) morsmål, foretrukket tolkespråk og landbakgrunn

b) utdanning og realkompetanse

c) språk den enkelte behersker og med hvilket ferdighetsnivå

d) digitale ferdigheter

e) sertifikat for kjøretøy

f) arbeidserfaring

g) interesser

h) ønsker og forutsetninger for utdanning og arbeid.

Har den som det registreres opplysninger om, gjennomgått karriereveiledning, kan følgende opplysninger også behandles:

a) utfyllende kompetanseopplysninger

b) ønsker og muligheter innen utdanning og arbeid

c) behov for å søke kompletterende utdanning, godkjenning, autorisasjon eller behov for eventuell realkompetansevurdering

d) informasjon om nedsatt evne til å delta i kvalifiseringstiltak, arbeid og utdanning.

§ 6. Opplysninger om beboer i mottak som deltar i integreringsfremmende program

Følgende opplysninger om beboer i mottak som deltar i integreringsfremmende program kan behandles:

a) navn og adresse til mottaket

b) registrering i mottak

c) tilbud om og tildeling, start og stans av fulltidsprogrammet

d) kontrakten mellom beboeren og mottaket

e) fravær

f) tiltak som følges i fulltidsprogrammet, herunder varighet og omfang

g) relevante helseopplysninger.

§ 7. Opplysninger om beboer i mottak som deltar i opplæring

Følgende opplysninger om en asylsøker som deltar i opplæring i norsk og opplæring i norsk kultur og norske verdier i mottak, kan behandles:

a) navn og adresse til mottaket

b) tidspunkt for registrering i mottak

c) tidspunktene opplæringen starter og stanser

d) språket opplæringen blir gitt på og opplæringens omfang

e) fritak fra plikten til å delta i opplæringen og rettsgrunnlaget for slikt fritak.

§ 8. Opplysninger om personer som bosettes

Følgende opplysninger om den som bosettes kan behandles:

a) bosettingsønsker

b) særlige forhold det bør tas hensyn til ved bosettingen

c) opplysninger om bosettingsprosessen, tidspunkter og adresser

d) morsmål og foretrukket tolkespråk.

Når det er nødvendig for bosettingen, kan også følgende personopplysninger behandles:

a) etnisk opprinnelse

b) religiøs oppfatning og tilknytning

c) straffbare forhold

d) helseforhold

e) seksuelle forhold.

§ 9. Opplysninger om personer som deltar i introduksjonsprogrammet

Følgende opplysninger om personer som deltar i introduksjonsprogram kan behandles:

a) tilbud om og tildeling, start og stans av introduksjonsprogrammet

b) tiltak som følges i introduksjonsprogrammet, herunder varighet og omfang

c) permisjoner og fravær, herunder årsak til fravær etter endt permisjon ved fødsel og adopsjon

§ 10. Personopplysninger til opplæring i norsk og samfunnskunnskap

Følgende opplysninger om personer som deltar i opplæring i norsk og samfunnskunnskap kan behandles:

a) tildeling, start og stans av opplæringen

b) fritak fra plikten til å delta i opplæringen og rettsgrunnlaget for slikt fritak

c) fritak fra plikten til å avlegge avsluttende prøver og rettsgrunnlaget for slikt fritak

d) språket opplæringen blir gitt på og opplæringens omfang

e) hvilken opplæring som er gjennomført med antall timer, inkludert timer gjennomført som oppfølging under omsorgspermisjon

f) permisjoner og fravær

g) klager og klagebehandling.

§ 12. Opplysninger om tilskudd

Følgende opplysninger kan behandles om tilskudd:

a) hvem som er tilskuddsmottaker

b) tidspunktet for utbetaling av tilskudd

c) type tilskudd

d) tilskuddssats

e) hvilken person det utbetales tilskudd for.

11. Betaling for utlevering av data

IMDi kan kreve kompensasjon for kostnader knyttet til leveranse av data. Kostnadene beregnes ut fra omfanget av arbeidet og antatt tidsbruk. Kostnadene må avtales på forhånd.

Kontakt

Har du spørsmål? Ta kontakt med IMDi på post@imdi.no

Fant du det du lette etter?