Den nye bosettingssystemet skal gi støtte både for anmodningsprosessen og for kartlegging, fordeling og bosetting av alle grupper flyktninger. Gjennom systemet vil kommunene også få mulighet til å ta ut egne rapporter og tall, som vil gi bedre informasjon til planlegging, styring og drift av bosettingsarbeidet.

IMDI har valgt å forskyve lanseringen av nytt digitalt bosettingsverktøy frem til april, for å gjøre nødvendig testing og andre forberedelser.

Bosettingsarbeidet før overgangen

I slutten av mars vil IMDi jobbe med å overføre data til det nye systemet. I denne perioden vil kommunene ikke få forespørsler om bosetting av konkrete personer.

IMDis regionkontor vil derfor frem mot slutten av mars fordele flest mulig flyktninger som er klare for bosetting til kommunene.

IMDi oppfordrer kommunene til å svare på forespørslene om bosetting innen 22. mars slik at vi sikrer en god og smidig overgang til nytt system. I perioden fra 22. mars og til systemet er klart til bruk i april, oppfordrer vi kommunene til å fokusere på det praktiske rundt bosetting av flyktninger som kommunene allerede har sagt ja til.

Slik får kommunen tilgang til systemet

Systemet vil være tilgjengelig for kommunene på IMDis plattform for digitale verktøy, IMDinett. Det er kommuneansatte som jobber med bosetting som vil få tilgang til systemet.

Dette må kommunen gjøre for å få kunne ta i bruk systemet:

1. Signere revidert databehandleravtale med IMDi

De aller fleste kommunene har tidligere inngått databehandleravtaler med IMDi i forbindelse med Nasjonalt introduksjonsregister (NIR). Avtalen er nå revidert slik at den regulerer bruk av personopplysningene også i det nye bosettingssystemet.

IMDi har sendt den reviderte avtalen til kommunenes postmottak. Kommunene må signere og returnere avtalen innen 17. februar for å kunne få tilgang til systemet.

2. Sende oversikt over kommuneadministrative brukere

Alle kommuner må ha en eller flere ansatte med rollen «kommuneadministrativ bruker» i det nye systemet, som senere skal administrere nødvendige tilganger for saksbehandlere som skal jobbe med bosetting. De fleste kommuner fikk opprettet slike brukere i forbindelse med bruk av NIR.

Nå må kommunene sende inn en oversikt over eksisterende og eventuelle nye kommuneadministrative brukere de ønsker å opprette innen 17. februar. IMDi har sendt egen informasjon om hvordan kommunene skal gjøre dette til kommunens postmottak.

3. Opprette brukere og tildele rettigheter

Fra starten av april vil kommuneadministrative brukere kunne tildele nødvendige roller og tilganger i systemet til saksbehandlere som skal jobbe med bosetting. Dette skal gjøres så raskt som mulig slik at saksbehandlere i kommunen får tilgang til systemet for videre bosettingsarbeid. Se veiledning for brukeradministrasjon her.

4. Sørge for at brukere disponerer smarttelefon

Pålogging til bosettingssystemet vil fungere på samme måte som i dagens NIR. Det betyr at kommunen må sørge for at aktuelle brukere disponerer smarttelefon og laster ned appen «Buypass Code». Her kan du lese mer om nedlasting og bruk av appen

Bosettingsarbeidet etter overgangen

Fra april vil all saksbehandling og dialog rundt bosetting i hovedsak foregå i det nye digitale verktøyet.

Kommunen må være oppmerksom på at dette først og fremst et verktøy for samhandling om bosetting mellom IMDi og kommunen. Det er ikke et arkivsystem, og kommunen har selv ansvar for å sikre arkivering og journalføring av nødvendig dokumentasjon knyttet til behandling av anmodningsbrev, vedtaksbrev og dialog mellom mottak og kommune.

Det nye bosettingssystemet vil tilby støtte for sentrale deler av kommunenes bosettingsarbeid, men noen deler av arbeidet blir som før:

Anmodning og vedtak om bosetting av flyktninger

Kommunene vil hvert år motta anmodning om å bosette et visst antall flyktninger fra IMDi gjennom det nye systemet og kommunens postmottak. Etter at kommunen har behandlet anmodningen og vedtatt hvor mange flykninger de vil bosette, må de registrere og godkjenne vedtaket i systemet, og sende vedtaket til IMDis postmottak. Dette vil danne grunnlaget for den videre fordelingen av flyktninger til kommunen.

Fordeling av flyktninger til kommunen

Kommuner som har vedtatt å bosette flyktninger vil få forespørsel fra IMDi om å ta imot konkrete personer. Kommunen vil få en e-post/varsel om dette, og må logge seg inn i det nye systemet for å se og svare på forespørslene. Som regel vil kommunene få en oversikt med flere personer, ofte flere ganger gjennom året, avhengig av hvor mange flyktninger kommunen har vedtatt å bosette.

Etter at kommunen har takket ja til å bosette en konkret flyktning, fatter IMDi vedtak om bosetting. Dette vil bli sendt per brev både til flyktningen og til kommunen.

Forberedelse for bosetting i kommunen

Når kommunen har svart ja til å bosette konkrete personer, vil saksbehandlere i kommunen få tilgang til mer detaljert informasjon om den enkelte flyktning i personmappe som ligger i systemet. Mappen inneholder kartleggingsinformasjon fra mottak og personinformasjon som er relevant for videre bosetting og oppfølging. Allerede etter lanseringen vil kommunen kunne logge inn i systemet og få informasjon om flyktninger som er fordelt til kommunen.

Merk at det nye systemet ikke tilbyr støtte for andre deler av bosettingsforberende arbeid, som for eksempel kommunikasjon med mottak eller andre kommunale etater.

Registrering av bosetting i kommunen

Kommunen skal i det nye systemet registrere bosettingsdato for flyktninger som bodde privat før bosetting. For flyktninger som blir bosatt fra asylmottak, vil mottaket som tidligere registrere dette i et eget system.

Rapporter og loggføring

I det nye systemet vil kommunen blant annet kunne hente ut rapporter over anmodninger og vedtak, alle personer som er bosatt i kommunen (såkalte spesialiserte bosettingsrapporter) og bosettingsrapporter for hele landet. Alle hendelser vil loggføres og kunne søkes enkelt opp i systemet, og det blir også mulig å legge inn notater.

Tilskudd til kommunene

Kommunene mottar ulike tilskudd for flyktninger de bosetter. Søknad om og utbetaling av tilskudd vil foregå på samme måte som før. 

Oppfølging og veiledning

IMDI vil legge til rette for oppfølging og veiledning for å sikre at kommunene kan ta i bruk det nye systemet. Kommunen vil motta nærmere informasjon om hvordan dette vil foregå rent praktisk i bosettingsarbeidet i en overgangsfase til nytt system. Det vil også bli lagt ut opplæringsmateriell og brukerveiledninger på imdi.no.

Dersom du har spørsmål knyttet til digitaliseringen av bosettingsarbeidet og det nye systemet, kan du sende en e-post til digitalisering@imdi.no.