Anskaffelsesstrategi

1. Forord

Anskaffelser er et viktig strategisk virkemiddel for at Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) skal lykkes med sitt samfunnsoppdrag. Gjennom prosessene anskaffer vi varer, tjenester og digitale løsninger som understøtter arbeidet med å gjennomføre regjeringens integreringspolitikk og bidra til at flere innvandrere deltar i arbeid, utdanning og samfunnsliv.

Hvordan vi planlegger, gjennomfører og følger opp våre anskaffelser har direkte betydning for vår 
evne til å levere kunnskapsbaserte, effektive og brukervennlige tjenester, utvikle virkemidler som gir resultater og sikre en ansvarlig bruk av fellesskapets ressurser. Anskaffelser er derfor ikke bare en støttefunksjon, men et sentralt verktøy for å realisere IMDis strategiske mål og ambisjoner.

2. Formål

Denne strategien angir IMDis overordnede retning og prioriteringer for anskaffelsesvirksomheten i IMDi. Strategien skal understøtte IMDis samfunnsoppdrag, sikre effektiv ressursbruk og ivareta kravene i lov om offentlige anskaffelser (LOA), herunder § 5a om klima- og miljøhensyn, krav om lønns- og arbeidsvilkår, sosiale krav, sikre grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden og ivareta sikkerhet- og beredskap. 

Med utgangspunkt i IMDis samfunnsoppdrag er det fastsatt følgende visjon for anskaffelse:

«IMDi gjennomfører alle anskaffelser profesjonelt slik at allmennheten og leverandørene har tillit til at samfunnets ressurser forvaltes på en god måte».

3. Strategiske mål

IMDis anskaffelser:

• Understøtter kjerneoppdraget – anskaffelser dimensjoneres og innrettes etter IMDis faktiske behov og leveranseevne. 
• Gir verdi for pengene – best mulig kvalitet til riktig pris gjennom reell konkurranse og god leverandøroppfølging.
• Fremmer samfunnsansvar – miljø, seriøsitet i arbeidslivet, sosial inkludering og ansvarlige leverandørkjeder vektlegges der det er relevant og forholdsmessig

4. Føringer 

For å nå målene er det fastsatt strategiske føringer som legger forutsetninger for måloppnåelse.

Understøtte kjerneoppdraget

Anskaffelser skal ta utgangspunkt i virksomhetens mål, prioriteringer og brukerbehov basert på datadrevet styring. 

• Anskaffelser skal organiseres på en måte som sikrer effektive prosesser, med opplæringstiltak, systematisk kontroll og dokumentasjon i alle ledd. 
• En grundig beskrivelse av behovet skal ligge til grunn for alle anskaffelser. 
• Anskaffelser skal bidra til utvikling av effektive, brukervennlige og fremtidsrettede tjenester.
• Det skal tilstrebes å benytte mulighetene som eksiterer i digitale verktøy for å styrke kvaliteten og effektiviteten i anskaffelsesprosessen. 

Verdi for pengene 

IMDi skal søke reell konkurranse ved alle anskaffelser. 

• Krav og kriterier utformes slik at de ikke unødvendig begrenser leverandørmarkedet. 
• Der markedet er konsentrert, vurderes tiltak som markedsdialog, delt leveranse eller kortere avtaleperioder for å stimulere til konkurranse over tid. 
• Krav og kriterier utformes slik at IMDi beholder fleksibilitet til å velge de løsningene som best dekker behovet. 
• Systematisk arbeide med å styrke kontrakts- og leverandøroppfølgingen i virksomheten for å realisere økte gevinster og sikre bedre måloppnåelse gjennom inngåtte avtaler.

Samfunnsansvar i anskaffelser

IMDi innarbeider samfunnsansvar proporsjonalt og risikobasert, i tråd med LOA § 5a og øvrig regelverk. Følgende fem dimensjoner legges til grunn:

• Klima og miljø – funksjonelle miljøkrav stilles der anskaffelsens art og omfang gjør det relevant.
• Lønns- og arbeidsvilkår – ILO-kjernekonvensjoner og gjeldende allmenngjøringsforskrifter ivaretas gjennom kontraktsvilkår i risikoutsatte kategorier. 
• Sosiale hensyn – relevante og forholdsmessige tiltak for å sikre sosiale hensyn skal vurderes i egnede anskaffelser. Når mulig skal vi fremme likestilling, og ikkediskriminering og gi muligheter for inkludering av personer med nedsatt funksjonsevne eller hull i CV. 
• Menneskerettigheter og åpenhet – leverandørvurdering og aksomhetsvurderinger gjennomføres i kategorier med kjent risiko i leverandørkjeden.
• Sikkerhet og beredskap – IMDi skal ivareta sikkerhets- og beredskapshensyn i sine anskaffelser og gjennom hele anskaffelsesprosessen.

5. Organisering og ansvar

• Direktøren har det overordnede ansvaret for at anskaffelsesvirksomheten er lovlig og i tråd 
  med denne strategien.
• Anskaffelsesfunksjonen koordinerer portefølje, rammeavtaler og kompetanseutvikling, og 
  har overordnet ansvar for kontraktsstyring, standardisering, metodeutvikling og 
  etterlevelse.
• Bestillende enhet har ansvaret for behovsdefinisjon, kravspesifikasjon og 
  leverandøroppfølging i det daglige og praktisk oppfølgingen av leveranser og kvalitet.
• Rollene og fullmaktsstrukturen reguleres nærmere i IMDis anskaffelsesrutine.

6. Oppfølging og etterlevelse

Det skal årlig utarbeides konkrete tiltak og indikatorer for å oppnå målene i strategien som del av IMDi sitt styringsdokument. Måloppnåelsen evalueres årlig og rapporters som del av den interne styringsdialogen. Etterlevelse kontrolleres som del av evalueringen og løpende med anskaffelsesprotokoll etter hver enkelt anskaffelsesprosess. 

Strategien revideres ved vesentlige endringer i regelverk eller virksomhetens behov.