Veileder til tolkeloven og tolkeforskriften
Statlige og kommunale myndigheter som fører tilsyn med offentlige organer, skal også føre tilsyn med at organene oppfyller pliktene sine etter tolkeloven §§ 4 og 6 til 9 med tilhørende forskriftsbestemmelser.
Den lovpålagte tilsynsordningen med offentlig sektors bruk av tolk etter § 12 fastsetter hvilke bestemmelser tilsynet skal omfatte:
For det første skal tilsynsmyndighetene føre tilsyn med at offentlige organer ikke bruker barn til tolking og annen formidling av informasjon, jf. tolkeloven § 4.
For det andre skal de føre tilsyn med at organene overholder plikten til å bruke tolk etter tolkeloven § 6 – både når plikten følger av særlovgivningen, og når den følger av tolkeloven § 6 første ledd andre punktum.
For det tredje skal tilsynet omfatte kravet om å bruke kvalifisert tolk etter § 7.Tilsynet med overholdelsen av kravet om kvalifisert tolk vil gi offentlige organer et sterkt insentiv til å overholde kravet og en bedre kontrollmulighet for ansvarlige myndigheter.
For det fjerde skal tilsynsmyndighetene føre tilsyn med at offentlige organer som bruker fjerntolking etter tolkeloven § 8, har tilfredsstillende tekniske løsninger for dette, tilbyr opplæring av ansatte og ivaretar personvernet. Tolkeoppdrag som utføres med dårlige tekniske løsninger eller med ansatte som ikke har den nødvendige opplæringen, vil føre til en kvalitativt dårligere offentlig tjeneste, noe som igjen kan føre til uriktige avgjørelser.
For det femte skal de føre tilsyn med at organene og sektorene har retningslinjer for bruk av tolk i samsvar med tolkeloven § 9, blant annet for å sikre at de har rutiner og gir opplæring til ansatte om bruk av tolk. Tilsynet innebærer å kontrollere om minimumskravet til innhold i retningslinjene etter tolkeforskriften § 2 er oppfylt. Det omfatter ikke kontroll av innholdet for øvrig eller av om retningslinjene følges.
Tolkeloven gjelder for alle offentlige organer som bestiller og bruker tolk, jf. § 2 andre ledd. Lovgiveren har derfor ikke sett det som hensiktsmessig å liste opp hvem som er tilsynsmyndighet innenfor ulike sektorer og for ulike offentlige oppgaver og tjenester. Det er sjelden tvil om hvem som er tilsynsmyndighet på et område. Bruk av tolk er en integrert del av saksbehandling eller tjenesteyting. Den som fører tilsyn med saksbehandlingen eller tjenesteytingen, skal også føre tilsyn med bruken av tolk.
Der myndigheten til å føre tilsyn med et offentlig organ er delt ut fra ulike oppgaver eller plikter, vil delingen gjelde tilsvarende for tilsyn med overholdelsen av tolkeloven. For eksempel er det statsforvalterens oppgave å føre tilsyn med barnevernstjenestene, da skal statsforvalteren også føre tilsyn med hvordan barnevernstjenestene etterlever tolkeloven.
Dersom det ikke er opprettet noen tilsynsmyndighet som skal føre tilsyn med et offentlig organs saksbehandling og tjenesteytelse, er det som regel fordi det ikke er behov for det, eller fordi det er gode grunner til at det ikke skal føres tilsyn. Eksempelvis kan instruksjonsmyndighet overfor statlige organer være et alternativ til tilsyn i noen tilfeller.
Tilsynshjemmelen i tolkeloven § 12 første ledd gir bare hjemmel til å føre tilsyn for eksisterende statlige og kommunale tilsynsmyndigheter. Det er dermed en forutsetning for å kunne føre tilsyn med overholdelsen av tolkeloven at det er opprettet en statlig eller kommunal tilsynsmyndighet. Dersom det ikke er opprettet en tilsynsmyndighet som kan føre tilsyn med oppgaveløsningen og tjenesteytelsen til det aktuelle offentlige organet, kan det heller ikke føres tilsyn med at organet overholder tolkeloven.
Reglene om tilsyn gjelder følgelig ikke for domstolene eller Politiets sikkerhetstjeneste (PST) fordi det ikke finnes tilsynsordninger for disse. Det samme gjelder andre organer hvor det ikke finnes tilsynsmyndigheter eller -ordninger.
Den enkelte tilsynsmyndigheten vurderer selv hvordan tilsynet skal gjennomføres. Dersom en tilsynsmyndighet har behov for bistand i tolkefaglige spørsmål eller spørsmål om tolkeloven som rettskilde, kan IMDi bistå. Som nasjonal fagmyndighet for tolking i offentlig sektor kan IMDi gi råd, veiledning og informasjon til tilsynsmyndighetene.
Andre ledd i § 12 slår fast at taushetsplikt ikke er til hinder for at offentlige organer gir de opplysningene som tilsynsmyndighetene kan kreve for å gjennomføre tilsyn etter første ledd. Når bestemmelser i annen lovgivning begrenser tilsynsmyndighetens rett til innsyn i bestemte opplysninger, gjelder likevel disse begrensningene tilsvarende.
I mange tilfeller vil tilsynsmyndighetens innsynsrett være regulert i den aktuelle særloven. I tilfeller hvor tilsynsmyndighetens innsynsrett er mer begrenset etter en særlov enn etter tolkeloven § 12, gjelder disse begrensningene like fullt. For eksempel, innenfor kriminalomsorgen, kan tilsynsrådet etter forskrift om straffegjennomføring bare få innsyn i konkrete saker dersom den domfelte eller innsatte samtykker. Slike begrensninger i sektorregelverket går foran den generelle bestemmelsen i tolkeloven. Tilsynsmyndigheten kan altså ikke få innsyn i taushetsbelagte opplysninger som omfattes av en begrensning i en særlov. Dette følger av tolkeloven § 12 andre ledd andre punktum.
Tilsynsmyndighetene kan kun få innsyn i opplysninger som er nødvendige for å gjennomføre tilsyn etter tolkeloven. Ofte vil det være mulig å utføre tilsynet uten tilgang til taushetsbelagte opplysninger.
Dersom en tilsynsmyndighet avdekker at et offentlig organ ikke etterlever tolkelovens bestemmelser i §§ 4, 6, 7, 8 eller 9, kan tilsynsmyndigheten gi organet pålegg om å rette opp forholdene som er i strid med tolkeloven.
Bestemmelsen gir hjemmel til å pålegge retting. Det er opp til den aktuelle tilsynsmyndigheten om de skal benytte pålegget, eller om det finnes andre, mer hensiktsmessige måter å følge opp avdekkede lovbrudd på. Det er samtidig viktig at tilsynsmyndigheten kan pålegge organet retting dersom det avdekkes brudd på de sentrale reglene i tolkeloven.
Tilsynsmyndigheten kan gi pålegg om retting ved brudd på tolkeloven, selv om myndigheten ikke har den samme reaksjonsmuligheten ved brudd på særlovgivningen. Hvis særloven inneholder flere reaksjoner enn pålegg om retting, er det viktig å understreke at tolkeloven bare gir hjemmel til å bruke pålegg om retting, ikke andre reaksjoner. Om andre reaksjoner som det er gitt hjemmel til i en særlov, kan brukes ved brudd på tolkeloven, må bero på en tolkning av den aktuelle særloven.
Tilsynsmyndigheten skal sette en frist for når pålegg om retting skal være utført.