Veileder til tolkeloven og tolkeforskriften
Hovedregelen er at offentlige organer plikter å bruke tolk når det følger av annen lov, slik tolkeloven § 6 første ledd første punktum slår fast. For å kunne si at denne plikten følger av annen lov, må den aktuelle bestemmelsen i særlovgivningen direkte angi eller klart forutsette en slik plikt. Plikten til å bruke tolk kan enten følge direkte av lov- eller forskriftsbestemmelser eller indirekte gjennom bestemmelser om informasjon og medvirkning. Begge typer bestemmelser kan altså gi en plikt til å bruke tolk, så lenge de direkte angir eller klart forutsetter at et offentlig organ må bruke tolk for å oppfylle lovbestemte krav. Dette beror på en tolking av særlovgivningen. I tilfeller hvor særlovgivningen stiller opp en plikt for et offentlig organ å bruke tolk, er det dette som er hjemmelen for plikten til å bruke tolk. I slike tilfeller vil ikke plikten til å bruke tolk følge av tolkeloven, jf. tolkeloven § 6 første ledd første punktum.
Eksempler på særlovgivning, forskrifter og internasjonale konvensjoner som har bestemmelser som indirekte eller direkte gjelder offentlige organers bruk av tolk, er:
Det understrekes at denne særlovgivningen kan stille opp plikt for det offentlige organet til bruk av tolk. Dette beror på en tolkning av særlovgivningen, som omtalt i avsnittet over.
Hvis det offentlige organet ikke er pålagt å bruke tolk etter andre lover, reguleres organets plikt til å bruke tolk i tolkeloven § 6 første ledd andre punktum.
Etter tolkeloven § 6 første ledd andre punktum skal organet bruke tolk når det er «nødvendig for å ivareta hensynet til rettssikkerhet eller for å yte forsvarlig hjelp og tjeneste». Det slår tolkeloven § 6 første ledd andre punktum fast
Denne regelen medfører en generell plikt for offentlige organer til å bruke tolk etter nærmere vilkår. Den tydeliggjør og lovfester en plikt som tidligere ble utledet av forvaltningsloven §§ 11 og 17 og det ulovfestede kravet om forsvarlig saksbehandling. Det er som regel ikke nødvendig med tolk ved alminnelig daglig kommunikasjon eller formidling av enkle beskjeder i hverdagslige situasjoner som for eksempel henting og levering i skole eller barnehage.
Å bruke tolk for å ivareta hensynet til rettssikkerhet eller for å yte forsvarlig hjelp og tjeneste kan være nødvendig i mange typer saker – først og fremst i prosesser som leder fram til inngripende avgjørelser, i situasjoner der det skal formidles viktig informasjon til eller fra enkeltpersoner, og i andre saker med stor betydning for den enkelte.
Når et offentlig organ vurderer om det er nødvendig med tolk, skal det blant annet legges vekt på om samtalepartene (den minoritetsspråklige og den offentlig ansatte) kan kommunisere forsvarlig uten tolk, på sakens karakter og på hvor alvorlig saken er. Disse forholdene kan overlappe og må vurderes konkret i hver enkelt sak.
I vurderingen av om bruk av tolk er nødvendig ut fra hensynene nevnt over, skal det blant annet legges vekt på om samtalepartene kan kommunisere forsvarlig uten tolk. Om samtalepartene kan kommunisere forsvarlig uten tolk, avhenger både av ferdighetene deres i norsk og andre språk, den konkrete situasjonen og kompleksiteten i informasjonen som skal formidles. Det er som oftest nødvendig med tolk dersom den minoritetsspråklige har begrensede ferdigheter i norsk. Hvordan det offentlige organet skal vurdere norskferdighetene til minoritetsspråklige innbyggere, skal stå i organets retningslinjer for bestilling og bruk av tolk, se tolkeloven § 9 og tolkeforskriften § 2.
Dersom partene kan kommunisere på et annet språk begge behersker, er det ikke nødvendig med tolk – så lenge ferdighetene deres i det andre språket er gode nok i den konkrete situasjonen, med tanke på sakens karakter og alvorlighet. Det offentlige organet må selv vurdere hva som er forsvarlig. Det kan hende at den minoritetsspråklige innbyggeren ønsker å klare seg uten tolk, mens det offentlige organet vurderer at det ikke er mulig å kommunisere forsvarlig uten tolk. Da skal tolk benyttes.
Minoritetsspråklige kan ha tilstrekkelige språkferdigheter i noen sammenhenger, men ikke i andre. For eksempel kan de beherske norsk godt nok til å følge opp barn i skolen, men ikke til å forstå kompleks informasjon og fagterminologi som må formidles til dem i forbindelse med en sykehusinnleggelse eller i møte med barnevernet eller domstolen.
I tillegg er det slik at kunnskap i andre språk enn morsmålet kan bli svekket i kritiske situasjoner eller ved nedsatte kognitive funksjoner. Dermed kan det noen ganger også bli nødvendig med tolk for personer som normalt snakker og forstår et tillært språk godt, fordi kommunikasjonen ellers ikke kan anses forsvarlig.
Når offentlige organer er i kontakt med døve, hørselshemmede og døvblinde, er det som regel nødvendig med tolk, med mindre den som yter tjenester, selv behersker tegnspråk.
Vilkåret om «nødvendig» kan bli tolket ulikt avhengig av den enkelte ansattes kompetanse om regelverket. Opplæring av ansatte er derfor et godt tiltak for å sikre at alle praktiserer regelverket likt.
Hensynet til rettssikkerhet vil særlig begrunne bruk av tolk når utfallet av en sak kan ha stor betydning for den enkeltes rettigheter og plikter. Det kan for eksempel være i barnevernssaker, straffesaker og utlendingssaker, men også i kontakt med Nav, skole eller helsetjenester. Barnets beste, jf. Grunnloven § 104, er også en del av hensynet til rettssikkerhet.
Innenfor barnehagen og grunnopplæringen vil plikten blant annet gjelde der individuelle rettigheter eller plikter etter barnehageloven, opplæringsloven eller privatskoleloven tilsier at det er nødvendig å bruke tolk for å ivareta rettssikkerheten. Innenfor arbeids- og velferdsforvaltningen vil plikten typisk inntre ved behandling av søknader etter sosialtjenesteloven §§ 18.
Plikten til å bruke tolk for å kunne yte forsvarlig hjelp og tjeneste er særlig aktuell innenfor tjenesteytende sektorer, i saker der hensynet til rettssikkerheten ikke nødvendigvis er nok alene til å begrunne bruk av tolk. Hva som er forsvarlig hjelp og tjeneste, må vurderes konkret i hvert tilfelle.
Det kan for eksempel være nødvendig med tolk i konkrete saker om fysisk og psykososialt skolemiljø og i saker om særskilt tilrettelegging og oppfølging av barn og unge gjennom utviklingssamtaler og lignende. Det kan også være nødvendig på foreldremøter i barnehage og skole, avhengig av tema. Hver situasjon må vurderes konkret opp mot hensynet til rettssikkerhet og forsvarlig hjelp og tjeneste. Plikten til å bruke tolk er ikke ment å omfatte alminnelige og hverdagslige samtaler med foreldre om barna deres eller om barnehagens eller skolens tilbud.
Innenfor kommunale tjenester er det flere områder der plikten til å bruke tolk etter denne bestemmelsen sjelden slår inn, fordi det sjelden er nødvendig med tolk for å ivareta hensynet til rettssikkerhet eller for å yte forsvarlig hjelp og tjeneste. Det gjelder for eksempel innenfor plan og bygg, kultur, fritid, samferdsel, miljø og næring.
Plikten etter denne bestemmelsen vil som regel ikke bare gjelde når man tar en avgjørelse, men også i prosessen som leder fram til avgjørelsen. Et eksempel er saker der barnevernet har mottatt en bekymringsmelding. Siden en slik sak potensielt kan ende med en omsorgsovertakelse, kan plikten til å bruke tolk gjelde fra første oppfølging av bekymringsmeldingen til saken blir behandlet i fylkesnemnda for barnevern og sosiale saker. Plikten kan også gjelde etter det er tatt en avgjørelse, for eksempel når foreldrene skal informeres om avgjørelsen, og i forbindelse med senere oppfølging.
Plikten til å bruke tolk skal ikke være til hinder for at nødetatene gjør det de må i en akutt nødssituasjon. Dersom det ikke er personer på stedet som kan hjelpe med å formidle viktig informasjon, kan det likevel være avgjørende å få tilkalt tolk.
Fjerntolking via telefon kan være et aktuelt alternativ i slike tilfeller.
Offentlige organer bør også vurdere å bruke tolk når de ellers er i kontakt med personer som ikke kan kommunisere med dem på norsk, slik det står i § 6 andre ledd. Manglende bruk av tolk kan føre til uriktige avgjørelser og andre feil i saksbehandlingen, også utover tilfellene som er omfattet av en plikt til å bruke tolk etter § 6 første ledd. Å bruke tolk kan dermed spare de offentlige organene for ressurser, bidra til flere riktige vedtak og færre klager.
Paragraf 6 andre ledd er ikke en pliktregel og legger i større grad opp til en skjønnsmessig vurdering av behovet for tolk enn første ledd gjør. Offentlige organer bør ha en lav terskel for å vurdere behovet for tolk etter denne regelen. Relevante momenter i denne vurderingen er blant annet hensynet til personen som ikke behersker norsk, hensynet til en kostnadseffektiv og god forvaltning, sakens viktighet og sakens karakter.
Noen eksempler på når det kan være hensiktsmessig for et offentlig organ å bruke tolk, er
Det offentlige organet kan også vurdere om informasjon kan formidles på andre måter enn via tolk, for eksempel gjennom skriftlige oversettelser eller via flerspråklige medarbeidere som selv yter hjelp eller tjenester på andre språk enn norsk.
Se veileder for bruk av tolk i tjenesteyting til flyktninger
Etter tolkeforskriften § 2 andre ledd bør offentlige organers retningslinjer for bestilling og bruk av tolk også inneholde eksempler på situasjoner der det er behov for tolk etter tolkeloven § 6 andre ledd.
Når offentlige organer har plikt etter tolkeloven til å bruke tolk, jf.tolkeloven § 6 første ledd andre punktum, skal organet som hovedregel bruke kvalifisert tolk. Det samme gjelder når plikten til å bruke tolk er regulert i en annen lov jf. tolkeloven § 6 første ledd første punktum, dersom bruk av tolk er nødvendig for å ivareta hensynet til rettssikkerhet eller for å yte forsvarlig hjelp og tjeneste.
Når organet vurderer om det er nødvendig med tolk, skal de legge vekt på de samme forholdene som for vurderingen av om det foreligger en plikt til å bruke tolk, i tolkeloven § 6 første ledd tredje punktum. Dette er momentene om at samtalepartene forstår hverandre, og sakens alvorlighet og karakter. Terskelen for at kravet om å bruke kvalifisert tolk skal inntre, er like høy som terskelen for plikten til å bruke tolk etter § 6 første ledd tredje punktum. Det vil si at kravet om å bruke kvalifisert tolk hovedsakelig inntrer i saker som har betydning for den enkeltes rettigheter og plikter.
Kravet om å bruke kvalifiserte tolker skal styrke kvaliteten på tolkeoppdrag som utføres i offentlig sektor. God kvalitet på tolkingen bidrar til effektive offentlige tjenester, riktige avgjørelser og økt tillit til tolken og til offentlig forvaltning.
Paragraf 7 femte ledd gir en dispensasjon fra kravet om å bruke kvalifisert tolk. I en overgangsperiode fram til 31. desember 2026 kan offentlige organer bruke ukvalifisert tolk også i tilfeller som er omfattet av kravet om å bruke kvalifisert tolk etter § 7 første ledd, uten å bruke unntaksregelen i § 7 andre ledd.
Paragraf 7 femte ledd andre punktum åpner for at dispensasjonen kan forlenges ved behov, slik at kravet om bruk av kvalifisert tolk ikke innføres fullt ut før det er mulig å oppfylle det.
Paragraf 7 andre ledd åpner for å gjøre unntak fra hovedregelen om å bruke en kvalifisert tolk når det ikke er forsvarlig å vente til en kvalifisert tolk er tilgjengelig, når det er nødvendig i nødssituasjoner, eller når andre sterke grunner tilsier det. Disse unntaksreglene skal praktiseres strengt.
Denne unntaksregelen skal bidra til effektiv saksbehandling og kan for eksempel brukes hvis man trenger tolking på språk hvor det ikke finnes noe kvalifiseringstilbud for tolker. Den kan også brukes hvis man trenger tolking på språk hvor det er for få kvalifiserte tolker til å dekke tolkebehovet til offentlige virksomheter. Videre kan unntaksregelen brukes hvis det ville medføre uforholdsmessige forsinkelser å skaffe en kvalifisert tolk. Hva som er en uforholdsmessig forsinkelse, kommer an på situasjonen. Er det snakk om en akuttsituasjon i helsevesenet, kan to timer være for lang ventetid. Dreier det seg om en rutinemessig foreldresamtale i grunnskolen, kan det være akseptabelt med en forsinkelse på flere dager uten at det regnes som uforsvarlig.
Offentlige organer bør ha gode organisatoriske løsninger på plass for å dekke sitt tolkebehov. Løsningene bør være tilpasset virksomhetens egenart og hvor raskt de trenger tolk, slik at de begrenser bruken av denne unntaksregelen mest mulig.
Nødssituasjoner der det er aktuelt å gjøre unntak fra kravet om å bruke kvalifisert tolk, kan for eksempel være trafikkulykker, akutte helsesituasjoner og brann. I tillegg til at det må foreligge en nødssituasjon, er det et krav at informasjonsformidlingen ikke kan vente. Dette må vurderes konkret i hver enkelt situasjon, og det må også vurderes hvor raskt kvalifisert tolk kan kontaktes.
Offentlige organer bør organisere bruken av tolketjenester og tilrettelegge for bruk av fjerntolking på en slik måte at de er i stand til å dekke sitt generelle tolkebehov samtidig som de har beredskap for akutte situasjoner.
Unntak kan også gjøres når det er andre sterke grunner til det, men også her skal det mye til. Før man kan bruke denne unntaksregelen, må man ha vurdert andre alternativer, som fjerntolking eller relétolking (tolking via et tredjespråk).
Det kan være aktuelt å bruke unntaksregelen for eksempel hvis det ankommer svært mange flyktninger tilhørende én språkgruppe, slik at det blir vanskelig å skaffe nok kvalifiserte tolker. Et annet eksempel på situasjon hvor en kan bruke unntaksregelen, er tilfeller hvor det ikke finnes kvalifiserte tolker som kan sikkerhetsklareres. Unntaksregelen kan også gjelde når kvalifiserte tolker er inhabile, når en part har reist habilitetsinnsigelse, eller når en minoritetsspråklig person ikke har tillit til en kvalifisert tolk og det er få tolker tilgjengelig på det aktuelle språket.
En kvalifisert tolk er en tolk som oppfyller kravene til å bli oppført i Nasjonalt tolkeregister, i henhold til tolkeloven § 17.
Kravene for å bli oppført i registeret er fastsatt i tolkeforskriften § 10: Man må være myndig, ha oppholdstillatelse eller oppholdsrett som danner grunnlag for arbeid, og kunne dokumentere kvalifikasjoner i samsvar med kvalifikasjonskravene i forskriftens § 11.
Det er ikke nødvendig å være oppført i Nasjonalt tolkeregister for å bli regnet som kvalifisert tolk. Kvalifiserte tolker som ikke står i tolkeregisteret, må dokumentere kvalifikasjonene sine overfor det offentlige organet de skal tolke for, enten ved hvert enkelt oppdrag eller i forbindelse med at de tilknyttes organet på en mer fast basis, jf. tolkeforskriften § 10 bokstav c. De må også dokumentere at de er myndige etter norsk lov, og at de har oppholdstillatelse eller oppholdsrett som danner grunnlag for arbeid. Det offentlige organet bør i tillegg forsikre seg om at vedkommende ikke er utestengt fra Nasjonalt tolkeregister som følge av brudd på tolkeloven. Det offentlige organet må i slike tilfeller ha gode retningslinjer for registrering og dokumentasjon.
Offentlige organer som ønsker å bruke en kvalifisert tolk som ikke står i Nasjonalt tolkeregister, må undersøke tolkens kvalifikasjoner og egnethet grundig. Offentlige organer bør også være oppmerksomme på at tolker som ikke oppfyller kravene til å bli oppført i tolkeregisteret, likevel kan være klassifisert av tolketjenester med benevnelser som «godkjent tolk», «offentlig godkjent tolk», «autorisert tolk» og «tolk i kategori F». Dette er ikke det samme som kvalifisert tolk etter tolkeloven.
IMDi kan kun behandle varsler mot tolker for brudd på tolkelovens bestemmelser når tolkene står i Nasjonalt tolkeregister.
Offentlige organer er forpliktet til å bruke tolker med bestemte kvalifikasjoner, jf. § 7 første ledd. Da tolkeloven trådte i kraft, ble kvalifisert tolk et lovregulert yrke i Norge. Det gjør at tolkeyrket faller inn under definisjonen av lovregulert yrke etter yrkeskvalifikasjonsloven, og denne loven og tilhørende forskrift om godkjenning av yrkeskvalifikasjoner gjelder dermed for tolker. Yrkeskvalifikasjonsloven gjennomfører EUs direktiv 2005/36/EF, endret ved 2013/55/EU, om godkjenning av yrkesfaglige kvalifikasjoner.
En konsekvens av dette er at personer som har rett til å utøve tolkeyrket i en annen EØS-stat eller Sveits, i prinsippet også har rett til å utøve det samme yrket i Norge, på lik linje med yrkesutøvere som har ervervet yrkeskvalifikasjonene sine i Norge. Yrkeskvalifikasjonsloven har også som formål å legge til rette for at yrkesutøvere med yrkeskvalifikasjoner fra tredjeland (utenfor EØS og Sveits) kan utøve yrket sitt i Norge. Samme regel er fastsatt i tolkeforskriften § 12, der det står at tolker som har ervervet eller fått godkjent de tolkefaglige kvalifikasjonene sine i en annen stat, kan få godkjenning etter bestemmelsene i yrkeskvalifikasjonsloven. Får de godkjenning, kan de søke om å bli oppført i Nasjonalt tolkeregister, i den kategorien som tilsvarer de godkjente kvalifikasjonene deres.
Tolkeloven gjelder kun tolkning til og fra norsk, jf. tolkeloven § 2 første ledd. Dette betyr at i Norge er tolk kun et lovregulert yrke for språkkombinasjoner som inkluderer norsk.
Det er IMDi som beslutter om tolker med yrkeskvalifikasjoner fra utlandet skal godkjennes. Tolker med kvalifikasjoner fra utlandet der norsk inngår som et av tolkespråkene, kan søke IMDi om godkjenning for å bli oppført i Nasjonalt tolkeregister og dermed kunne utøve yrket som kvalifisert tolk i Norge. Også tolker for døve, hørselshemmede og døvblinde med kvalifikasjoner oppnådd i utlandet kan søke om godkjenning såfremt norsk inngår som tolkespråk i kvalifikasjonen vedkommende innehar. Søknader om godkjenning behandles etter reglene i yrkeskvalifikasjonsloven med tilhørende forskrift. I tillegg gjelder saksbehandlingsreglene etter forvaltningsloven. Når IMDi godkjenner tolkefaglige yrkeskvalifikasjoner, regnes det som enkeltvedtak. Det betyr at forvaltningslovens regler om enkeltvedtak også gjelder.
Offentlige organer står fritt til å velge om alle deltakerne i en tolket samtale skal være fysisk til stede i samme rom (fremmøtetolking), eller om en eller flere kan befinne seg et annet sted og delta via overføring av lyd og eventuelt bilde (fjerntolking). Fjerntolking er en samlebetegnelse for telefontolking (kun lyd) og skjermtolking (lyd og bilde).
Valgfriheten gir organene fleksibilitet til å velge den tolkeformen som passer best ut fra omstendighetene. Hvis det er langt til nærmeste tolk, er fjerntolking en kostnadseffektiv løsning. Effektivitetshensyn må imidlertid veies opp mot tolkesamtalens alvorlighetsgrad. Fremmøtetolking er i de fleste tilfeller den tolkeformen som gir tolken de beste betingelsene for å kunne gjøre en god jobb. Fjerntolking kan være et godt alternativ, men er ikke alltid en god løsning. Det er for eksempel ikke en tolkeform som egner seg for samtaler med personer med kognitive utfordringer som krever ekstra tilrettelegging, som barn, psykisk syke, personer med funksjonsnedsettelser eller eldre.
Se IMDis veiledning om ulike måter å tolke på.
For domstolene er fjerntolking regulert i forskrift om fjernmøter og fjernavhør i straffesaker og tvistelovforskriften.
Når et offentlig organ velger å bruke fjerntolking, følger det av tolkeloven § 8 andre ledd at organet må oppfylle følgende konkrete krav:
Fjerntolking er et felt i utvikling, og det kan bli behov for å presisere og utfylle bestemmelsen i framtiden. Paragraf 8 tredje ledd åpner for at departementet kan gi forskrift om fjerntolking.
Bestemmelsen om retningslinjer er viktig for å sikre at bruk av tolk blir en integrert del av arbeidet til offentlige organer, og for å bevisstgjøre dem på at tolketjenester bør holde en viss kvalitet. I hvilken grad § 9 etterleves, gir dessuten en indikasjon på i hvilken grad offentlige organer etterlever tolkeloven i sin helhet.
Hvilke offentlige organer skal ha egne retningslinjer?
Offentlige organer som bruker tolk jevnlig, skal ha retningslinjer for bestilling og bruk av tolk etter tolkeloven § 6 (ansvar for å bruke tolk), § 7 (krav om å bruke kvalifisert tolk) og § 8 (bruk av fjerntolking).
Med «jevnlig» menes omtrent femti tolkeoppdrag i året, men antallet er veiledende. Organer som ikke bruker tolk like ofte, kan følge retningslinjer for bestilling og bruk av tolk utarbeidet av IMDi, i stedet for å utforme sine egne. Retningslinjene fra IMDi er retningsgivende for bruk av tolk i offentlige virksomheter eller virksomheter som yter tjenester på vegne av det offentlige.
Det er også tillatt å utarbeide felles retningslinjer for organer innenfor samme sektor. Helsedirektoratet har for eksempel utarbeidet en egen veileder for kommunikasjon via tolk i helsesektoren. Slike sektorvise retningslinjer kan tilpasses lokalt ved behov, for eksempel når ulike avdelinger har hver sine organisatoriske løsninger for å bestille og betale tolker.
Etter tolkeloven § 9 andre ledd skal retningslinjene tilpasses organets størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold. Tolkeforskriten § 2 fastsetter hva som er minimumskravene til retningslinjer.
Siden retningslinjene skal være tilpasset det offentlige organets størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, må man ha god kjennskap til organet for å kunne utarbeide egnede retningslinjer.
Retningslinjene bør også inneholde eksempler på situasjoner der det er behov for tolk etter tolkeloven § 6 andre ledd.
I tillegg er det god praksis å omtale hvilke kvalifikasjonskrav som skal stilles til tolkene, med en prioriteringsrekkefølge dersom de høyest kvalifiserte tolkene ikke er tilgjengelige.
For å bestille og bruke tolk som kan kommunisere forsvarlig med minoritetsspråklige, kan det være nødvendig for offentlige organer å behandle personopplysninger. Offentlige organer kan derfor behandle personopplysninger om tolker, inkludert opplysninger om etnisk opprinnelse, når det er nødvendig for å utføre oppgaver etter tolkeloven.
Regler om behandling av personopplysninger er fastsatt i personopplysningsloven, som gjennomfører EUs personvernforordning (også omtalt som GDPR). Personopplysninger er enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person, jf. personvernforordningen artikkel 4 nummer 1. Å behandle personopplysninger er bare lovlig dersom det foreligger et behandlingsgrunnlag som angitt i forordningens artikkel 6 nummer 1.
Offentlige organer skal ikke behandle personopplysninger i større utstrekning enn det som er nødvendig for tolkeoppdraget og saksbehandlingen for øvrig. Ved yting av tolketjenester vil det i hovedsak være behov for å behandle opplysninger om navn, kontaktinformasjon, språk og kvalifikasjoner. Opplysninger om språk kan i visse tilfeller indikere etnisk opprinnelse og dermed utgjøre en særlig kategori opplysninger etter personvernforordningen artikkel 9. Opplysningene om språk er sentrale for å oppfylle målet med tolketjenesten, og det er derfor nødvendig å behandle dem av hensyn til viktige allmenne interesser.
Det er ikke nødvendig for tolkeoppdraget å behandle andre særlige kategorier av opplysninger. Muligheten til å behandle særlige kategorier av personopplysninger er derfor begrenset til opplysninger som kan indikere etnisk opprinnelse. Det er ikke tillatt å behandle opplysninger om tolkers etniske opprinnelse dersom opplysningene ikke er knyttet til språk eller dialekt. Eksempelvis kan ikke offentlige organer registrere om en tolk med arabisk som tolkespråk er av kurdisk eller arabisk etnisitet, eller om en tolk med russisk som tolkespråk er av ukrainsk, russisk eller norsk etnisitet.
Offentlige organer trenger ikke samtykke fra tolken for å behandle personopplysninger etter denne bestemmelsen.
Hensikten med denne bestemmelsen er å utelukke personer som er domfelt eller tiltalt for straffbare forhold og derfor ikke er egnet til å arbeide som tolk. Det er vesentlig både for partene i saken og for allmennhetens tillit til politi-, retts- og fengselssystemet at personer som tar tolkeoppdrag i slike saker har tilfredsstillende vandel.
I tilfeller hvor tolken må legge frem politiattest etter tolkeloven § 10, må tolken legge frem uttømmende og utvidet politiattest. I uttømmende og utvidet politiattest skal det som hovedregel anmerkes alle straffer, andre strafferettslige reaksjoner og andre tiltak som er registert i reaksjonsregisteret som følge av lovbrudd samt verserende saker. Anmeldelser og henleggelser skal ikke anmerkes. Det er gitt nærmere regler om dette i politiregisterloven med forskrift.
Oppdragsgiver for disse tolkeoppdragene har rett til å kreve politiattest fremlagt og vurderer selv om tolken er egnet.
Tolker må legge fram uttømmende og utvidet politiattest når de skal utføre oppdrag for følgende oppdragsgivere:
Tolken må ikke legge frem en ny politiattest for hvert enkelt tolkeoppdrag for samme oppdragsgiver. Oppdragsgiveren bør ha gode rutiner både for å håndtere politiattester fra tolker og for å vurdere slike attester.
Oppdragsgiverne vurderer selv om, og i så fall når, det er behov for å foreta fornyet vandelskontroll. Fornyet vandelskontroll kan foretas i samsvar med politiregisterloven § 43.
Selv om en tolk har en anmerkning for et straffbart forhold på politiattesten sin, blir ikke tolken automatisk utelukket fra tolkeoppdraget. Det offentlige organet som vurderer å bruke tolken til et tolkeoppdrag, skal vurdere om det straffbare forholdet har betydning for personens egnethet som tolk, før organet eventuelt utelukker tolken fra det aktuelle og framtidige tolkeoppdrag.
En politiattest er ikke en garanti for at en person er egnet som tolk. Det er derfor viktig at offentlige organer også på andre måter forsikrer seg om at tolkene de bruker, er egnet. Det kan de for eksempel gjøre ved å intervjue dem og kontrollere referansene deres. I tillegg er de bedre sikret hvis de bruker tolker som er oppført i Nasjonalt tolkeregister, ettersom tolker kan bli utestengt fra registeret ved vesentlig brudd eller gjentatte brudd på kravene om god tolkeskikk, taushetsplikt og habilitet.
Kravet om å legge fram politiattest kan fravikes i enkelte tilfeller. Bakgrunnen for unntaksmulighetene er at det kan oppstå situasjoner der det ikke er mulig for tolken å legge fram en uttømmende og utvidet politiattest før et oppdrag skal gjennomføres. Det kan for eksempel være lovbestemte frister som forhindrer utsettelse av en sak, eller sykdomsfrafall hvor det vil være uforholdsmessig å utsette saken. Andre situasjoner som kan legitimere unntak, er når det er nødvendig for å unngå tap av liv eller alvorlig helseskade. Unntak kan også gjøres når det er akutt behov for tolk, for eksempel ved akutt, alvorlig sykdom eller skade, i krise- og beredskapssituasjoner og ved uplanlagte pågripelser.
Terskelen for unntak etter formuleringen «andre sterke grunner» er høy. Det skal mye til før kravet om politiattest kan fravikes etter denne unntaksbestemmelsen. Situasjoner der det kan bli aktuelt, er for eksempel akutte hendelser hvor politiet må avhøre en person raskt og det ikke finnes tolker som tidligere har lagt fram politiattest på det aktuelle språket.
I flere særlover er det generelle krav om politiattest som også kan gjelde for tolker. Disse kravene gjelder uavhengig av tolkelovens særskilte krav om politiattest for tolker.