Tolking i offentlig sektor

Hvorfor skal du bruke tolk?

Offentlige tjenester tilpasset mangfoldet i befolkningen er et grunnleggende premiss for å sikre like muligheter og deltakelse for alle i samfunnet.

I saker hvor det er en språkbarriere, er tolking nødvendig for at offentlige tjenesteytere skal kunne informere, veilede og høre partene i en sak. Dette gjelder også når andre virksomheter utfører oppdrag på vegne av private.

For å ivareta rettsikkerhet og likeverd, er det viktig at offentlig sektor bruker kvalifiserte tolker. For å tydeliggjøre denne plikten har regjeringen igangsatt et arbeid med en egen tolkelov. Et utkast til lovtekst er formulert i NOU 2014:8 Tolking i offentlig sektor.

Lovregulering:

• Tjenestemenns plikt til å veilede, informere og høre partene i saken er nedfelt i forvaltningsloven.
• Særlover, slik som pasientrettighetsloven og domstolloven, regulerer denne plikten for fagpersoner innen helse- og rettsvesen.
• Internasjonale konvensjoner Norge har tilsluttet seg, som Den europeiske menneskerettskonvensjonen og Nordisk språkkonvensjon, fastslår også personers grunnleggende rett til å bli hørt og til å motta informasjon og veiledning.

Les mer om dette på Tolkeportalen.

Hvordan kjøper du tolketjenester?

Det er den offentlige parten i saken som skal dekke utgiftene til tolking. Som hovedregel bør den instansen som finansierer den faglige driften også dekke tolkeutgifter. I tilfeller hvor andre offentlige etater skal dekke utgiften til tolketjenesten skal dette nedfelles i sektorspesifikke retningslinjer.

Offentlige virksomheter som anvender tolk mer enn sporadisk, bør sikre dekning for tolkeutgifter i sine budsjetter. Å synliggjøre eksisterende utgifter i regnskapet vil gi en viktig pekepinn for budsjettering. Det kan man gjøre ved å føre statistikk over utgifter til tolking, antall timer som blir brukt til tolking og i hvilke språk det tolkes.

Bruk kvalifisert tolk!

Kvaliteten på tjenesten du selv utfører, avhenger av kvaliteten på tolkingen. Ved kjøp av tolketjenester bør du derfor vektlegge tolkenes kvalifikasjoner. Dette gjelder enten du kjøper tjenesten direkte fra tolken, gjennom et formidlingsbyrå eller om tjenesten settes ut på anbud:

• Tolk med dokumenterte kvalifikasjoner fra tolkeutdanning og/eller statsautorisasjonen bør alltid foretrekkes.
• I tilfeller der språk eller andre forhold gjør at en tolk med utdanning og/eller autorisasjon ikke er tilgjengelig, skal du alltid tilkalle tolk som oppfyller minstekravet for å stå registrert i Nasjonalt tolkeregister.
• Krav til kvalifikasjoner gjelder enten du bestiller tjenesten direkte fra tolken eller gjennom et formidlingsbyrå. Noen offentlige instanser har rammeavtale med formidlingsbyrå – i sånne tilfeller må byrået kunne dokumentere at hver tolk som formidles har de nødvendige kvalifikasjoner.
• Unntak til krav om kvalifikasjoner skal kun gjelde språk som foreløpig ikke finnes i Nasjonalt tolkeregister. I så fall skal du melde behovet til registeret. På Tolkeportalen finner du en oversikt over tilgjengelige språk i Nasjonalt tolkeregister.
• Dersom du benytter tolk uten dokumenterte kvalifikasjoner, bør du henvise vedkommende til Nasjonalt tolkeregister for nærmere råd og veiledning, testing og eventuelt kurs.
• Familie, medfølgende eller andre tilfeldige personer skal som hovedregel ikke opptre som tolk i tjenestemottakers møte med det offentlige, med mindre en nødssituasjon krever det. De er som regel subjektive og har ikke det faglige grunnlaget for å tolke.
• Hvis det er en kvalifisert tolk som er familie, vil tolken i en slik situasjon ikke være habil. Tolken har plikt til å informere partene når han/hun er inhabil.
• Det er ikke lov å bruke barn som tolk.

Veileder for kjøp av tolketjenester

IMDis veileder for kjøp av tolketjenester til offentlige virksomheter skal hjelpe deg å definere kvalitetskrav ved kjøp av tolketjenester. Veilederen inneholder også informasjon om hva den enkelte institusjon kan gjøre for å tilrettelegge for god tolking.

Hvordan bestiller du tolk?

Det er den offentlige parten som skal bestille tolk til og fra et språk som den minoritetsspråklige forstår. Hver enkelt etat, kommune og virksomhet må komme frem til den løsningen for kjøp av tolketjenester som passer best til deres egne behov.

Du kan få tilgang på tolketjenester på ulike måter. De mest vanlige måtene er:

• Kontakte tolker direkte gjennom Nasjonalt tolkeregister. Registeret gir innsyn i tolkens formelle kvalifikasjoner.  
• Bestille fra en av de åtte kommunale tolketjenestene: Oslo, Drammen, Bergen, Trondheim, Lørenskog, Kristiansand, Larvik og Porsgrunn/Skien.
• Tolkebestilling i egenregi; mest vanlig blant store offentlige tolkebrukere som har egne enheter til å ta seg av bestillingen, f.eks. Tolkesentralen ved Oslo Universitetssykehus og språkenheten ved Utlendingsdirektoratet.
• Anbudsutsetting av tolketjenester.
• Bestilling fra private tolkeformidlere/tolkebyråer.

Tolkene vurderer oppdrag de skal ta ut fra pris, lengde på oppdraget, forventet oppdragsmengde og eksisterende arbeidsmengde. De vurderer også arbeids- og forretningsforhold. Bestill derfor tolk i god tid.

Hva må du vite når du bruker tolk?

Det er du som er offentlig tjenesteyter som har ansvar for å avdekke om det er behov for tolk. Dette kan du vurdere i samråd med brukeren, men det er ditt ansvar å avgjøre om tolking er nødvendig for å yte en faglig forsvarlig tjeneste.

For at en tolket samtale skal kunne fungere tilfredsstillende, er det en del ting du som tolkebruker må tenke på.

Før samtalen:

• I enkelte språk kan det være vanskelig å få tak i tolk, så bestill tolk så fort du vet at det er behov for tolk. Ved møter der mange er involvert, kan det lønne seg å bestille tolken først.
• Der det ikke er mulig at tolken møter opp personlig, kan tolking via skjerm eller telefon være et alternativ. Skjermtolking bør foretrekkes så langt det er mulig. Telefontolking bør som regel bare benyttes til kortere samtaler, og for å gi konkrete beskjeder. Bruk av skjermtolking eller telefontolking kan dessuten øke tilgang til kvalifiserte tolker.
• Gi informasjon til tolken om tema og antall personer til stede slik at han eller hun kan forberede seg til oppdraget.
• Sett av nok tid til samtalen. Husk at alt vil bli sagt 2 ganger.

Når samtalen skal gjennomføres:

• Start samtalen til avtalt tidspunkt. Tolken har kanskje ikke tid til å vente hvis det er forsinkelser
• Informer om hvordan tolkingen skal foregå, om tolkens nøytralitet og taushetsplikt, eller be tolken om å gjøre dette. Bruk gjerne brosjyren «Å samtale via tolk».
• Forklar hva som er målet med samtalen.
• Vær forberedt på å forklare en del begreper som er spesielle for ditt fag eller for institusjonen.
• Snakk direkte med din samtalepartner.
• Bruk et naturlig språk og ikke snakk for lenge av gangen.
• Ikke pålegg tolken andre oppgaver enn tolking.
• Det kan være lurt å ta opp samtaler for å etterprøve eventuelle feil i tolkingen. Både tolken og partene i samtalen må samtykke om opptak.

Etter samtalen:

• Tolkens identitet, tolkefaglige kvalifikasjoner og språkene det tolkes til/fra skal framgå av møtereferat/sakspapirer.
• Hvis samtalen dreier seg om alvorlig temaer, kan det også være en mulighet å høre med tolken om den trenger en debriefing.
• Som tolkebruker bør du kontinuerlig evaluere tjenestene de kjøper. Selv om du ikke kan kontrollere selve tolkingen, kan du vurdere om tolken opptrer nøytralt og tolker alt som blir sagt. Du bør også evaluere om forholdene har vært godt nok tilrettelagt for tolking.
• Bruker du en tolk fra Nasjonalt tolkeregister som du ikke er fornøyd med, bør du gi tilbakemelding til tolkeregister og til formidlingsbyrået dersom det er aktuelt.

Tips til ledere: Hvordan bli bedre på å bruke tolk?

Bruk av tolk skal være en integrert del av tjenesteytingen. Ledelsen i den enkelte virksomhet har ansvar for at det er etablert interne rutiner for bestilling, kvalitetssikring, bruk og betaling av tolketjenester og at rutinene er godt kjent og brukt blant de ansatte.

Dette kan du gjøre for å bli bedre på å bruke tolk:

• Bruk budsjett og regnskap for å øke bevissthetsnivået om tolking i bydeler/kommuner.
• Lag prosedyrer og bruk avvikssystem for tolkebruk på linje med andre oppgaver i bydelen/kommunen.
• Anse tolkebruk som en nødvendig og selvfølgelig del av tjenesteyting, ikke noe som kommer i tillegg.
• Hver enkelte tjeneste må endre saksbehandlingsrutiner og snu tankegangen fra «du trenger tolk» til «jeg trenger tolk».
• Tolkebruk skal være ledelsesforankret og ikke avhengig av ildsjeler.
• Anse tolken som en fagperson på lik linje med andre profesjoner.
• Tolkens formalkompetanse må være avgjørende, ikke den såkalte «realkompetansen». Man har svært begrenset mulighet til å bedømme kvaliteten på tolkearbeidet.
• Bruk forbrukermakten og etterspør kvalifiserte tolker med statsautorisasjon eller tolkeutdannelse
• Send ansatte på tolkebrukerkurs for å lære å kommunisere med tolk.
• Tilby gjerne tolker spesialiserte kurs (eks. medisinsk- eller rettsterminologi).
• Bruk skjermtolking hvis det ikke finnes godt kvalifiserte tolker i nærområdet.
• Lag systemer der tolken får anledning til å forberede seg på sak og terminologi i forkant av samtalen, hvis det er mulig.

Rådene ovenfor baserer seg på det som framkom under innlegg på IMDis nasjonale erfaringskonferanse i november 2013.

Hva gjør IMDi?

IMDi er nasjonal fagmyndighet for tolking i offentlig sektor og skal bidra til utvikling av organisatoriske rammer som sikrer forsvarlig tolking.

IMDi veileder kommuner og statlige etater i faglige og praktiske spørsmål om tolking. Det er imidlertid den enkelte kommune og virksomhet som selv må sørge for systemer for bestilling og bruk av tolk.

Gjennom ulike undersøkelser kartlegger IMDi rådende forhold og praksis i offentlig sektor. Dette for å kunne i samarbeid med aktuelle aktører og sektormyndigheter foreslå tiltak som kan forbedre den enkelte virksomhetens tolkebruk.

Her finner du IMDis rapporter om bruk av tolk i offentlig sektor.

IMDi jobber også for å øke tilgangen på kvalifiserte tolker som skal dekke behovet i offentlig sektor. Som ansvarlige for kvalifiseringstiltakene på tolkefeltet tar både IMDi og Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) hvert år stilling til hvilke språk som skal prioriteres, slik at nye kvalifiserte tolker korresponderer med etterspørselen.

IMDi ansetter ikke tolker, men drifter Nasjonalt tolkeregister og har bevillingsansvar for statsautorisasjon av tolker. Personer som ønsker å jobbe som tolk kan finne mer informasjon om kvalifiseringsmulighetene på Tolkeportalen.