Kommunene er den viktigste interessenten
Prosjektet Digitale tilskudd ønsket fra starten av å involvere representanter fra kommunene i arbeidet, for å vite om hvilke utfordringer kommunene opplever med dagens prosesser og få innspill til hvordan fremtidens løsning bør realiseres.
Kommunene er den viktigste interessenten med tanke på gevinstene prosjektet skal gi i form av mer fornøyde brukere, frigjort tid og et bedre kunnskapsgrunnlag.
Representanter fra kommunene var med fra prosjektets begynnelse og det ble opprettet en referansegruppe bestående av representanter fra små og store kommuner.
Gjennom workshops har referansegruppen vært med på å definere ønskede gevinster, og gi innspill til nye arbeidsprosesser. Utfordringene med dagens løsning er mange, og kommunene har funnet sine egne lokale løsninger i arbeidet med tilskuddssøknader, rapportering og kontroll. Representantene fra kommunene oppgir at oppgaver knyttet til tilskuddene er tungvinte og tidkrevende. Det har lenge vært et ønske om effektivisering, automatisering, forenkling og digitalisering.
Kommunene ønsker blant annet:
- En brukervennlig, enkel og sikker løsning
- At IMDi ikke ber om informasjon IMDi har fra før
- Treffsikker identifisering av personer som kan utløse tilskudd
- Redusert sannsynlighet for sensitiv informasjon på avveie
- Større presisjon og forutsigbarhet i tildelingene og utbetalingene fra IMDi
- Gode kontrollrapporter og underlag for revisjon
- Bedre oversikt, ressursstyring, prognoser og rapporter
- Å bruke mindre tid på oppretting og forvalting av avtaler og økonomisk oppgjør med andre kommuner
- Å bruke mindre tid på informasjonsinnhenting og saksbehandling
- Enklere samhandling og informasjonsutveksling internt og eksternt
- Mer enhetlig og presis bistand fra IMDi til kommunene
- Redusert klimabelastning og lavere administrasjonskostnader
- Kortere saksbehandlingstid hos IMDi
Kommunene har vært med på å utvikle brukerhistoriene som nå blir brukt for å teste og verifisere løsningen. De er også representert i selve testingen. Referansegruppen er også en viktig høringsinstans underveis i utviklingen for å bidra til å sikre at gevinstene vil realiseres ute i kommunene. God involvering av kommunebrukere er avgjørende for prosjektets suksess - hele veien fra idemyldring til implementering av ny løsning.