Bruk av tolk i informasjonsarbeidet under koronapandemien

Denne rettleiaren er til leiarar og tilsette i kommunar som har behov for tolk i formidlinga av viktig informasjon til innvandrarbefolkninga.

Sist oppdatert: 10. februar 2021

Formålet med denne rettleiaren er å gi råd om bruk og bestilling av kvalifisert tolk når det er behov for å sikre at viktig informasjon når fram til dei delane av befolkninga som har avgrensa norskkunnskapar.

Å bruke tolk er ein nødvendig del av tenesteytinga, ikkje noko som kjem i tillegg. Tilrettelagd kommunikasjon til minoritetsspråklege ved hjelp av kvalifisert tolk bidrar til likeverdige offentlege tenester. For dei med avgrensa norskkunnskapar er tolking nødvendig både i dei ordinære kommunale tenestene og i beredskapssituasjonar.

Kvalifiserte tolkar hjelper dei tilsette i kommunen med å gjere ein effektiv jobb i kontakt med minoritetsspråklege, slik at ein unngår misforståingar som det kan vere tidkrevjande å oppklare.

Denne rettleiaren kan sjåast i samanheng med IMDis rettleiar for bruk av ressurspersonar i informasjonsarbeidet under koronapandemien, der bruken av frivillig sektor er eit supplement til det kommunale informasjonsarbeidet overfor innbyggarar som har avgrensa ferdigheiter i norsk og databruk eller lite kontakt med det norske samfunnet.

Denne rettleiaren behandlar ikkje spesifikt tolking for døve og høyrselshemma, men vil i mange tilfelle dekke behovet for tegnspråktolkar (helsedirektoratet.no).

Kva er ein kvalifisert tolk?

Samtalar gjennom ein kvalifisert tolk sikrar god kommunikasjon og kan bidra til å hindre at avgjerder blir tatt på feil grunnlag.

Ein kvalifisert tolk er ein person som har gjennomført eitt eller fleire av dei offentlege kvalifiseringstilboda for tolkar. Godkjende kvalifiseringstilbud (oslomet.no) og utdanningar finst i dag ved Oslomet storbyuniversitetet og Høgskulen på Vestlandet. Somme tolkar har også bevilling som statsautorisert tolk (oslomet.no).

Kvalifiserte tolkar står oppførte i Nasjonalt tolkeregister, ei teneste frå IMDi. Her kan du søke etter tolk ut frå kriterium som språk eller land og få opplysningar om kvalifikasjonar og bustad. Les meir om Nasjonalt tolkeregister.

Dei fleste tolkar i tolkeregisteret har anten tolkeutdanning eller statsautorisasjon, eller dei har begge delar. Andre har bestått Tospråktesten og gjennomført eit grunnleggande kurs om tolking i offentleg sektor. IMDi anbefaler at du bruker den best kvalifiserte tolken som er tilgjengeleg. Les meir om dei ulike kvalifikasjonskategoriane.

Kva gjer ein kvalifisert tolk?

  • Tolken har som oppgåve å gjengi munnleg innhaldet i det som blir sagt på eit anna språk. Til det trengst svært gode språkferdigheiter, god forståing for fagområdet samtalen dreier seg om, og evne til å sette seg inn i nye fagområde. Tolkar i Nasjonalt tolkeregister skal vere svært bevisste si eiga rolle og samtidig gjere tolkebrukaren bevisst på kva det inneber å bruke tolk. Kvalifiserte tolkar er forplikta til å jobbe i tråd med retningslinjer for god tolkeskikk.  

  • Ein kvalifisert tolk er ein fagperson som formidlar det du seier, direkte til den du snakkar med. Gjennom tolken kan du gjere jobben din på eit anna språk. Tolken er di stemme på det andre språket.

  • Ein kvalifisert tolk har teieplikt og skal ikkje bruke informasjon som han eller ho får kjennskap til gjennom eit oppdrag. Den som gir frå seg sensitiv informasjon, som for eksempel opplysningar om eigen sjukdom, skal vere trygg på at opplysningane ikkje kjem på avvegar.

  • Tolken skal ikkje ta på seg oppdrag der han eller ho er inhabil. Tolken er upartisk og tolkar innhaldet i alt som blir sagt, utan å la eigne haldningar eller meiningar påverke arbeidet.

  • Det er viktig at tolken er nøyaktig. Før tolken tar på seg eit oppdrag, førebur han eller ho seg nøye og undersøker det faglege innhaldet i oppdraget.

  • Ein kvalifisert tolk bruker riktig terminologi på begge språk og presise ord for omgrep som ikkje må forvekslast, som for eksempel «isolasjon» og «karantene».

  • Den nøytrale stillinga gjer at tolken ikkje kan utføre andre oppgåver under tolkeoppdraget. Fordi tolking i seg sjølv krev stor grad av konsentrasjon, skal tolken for eksempel ikkje fylle ut skjema og liknande. Tolken har heller ingen funksjon som kulturinformant eller kulturformidlar.

Er ein kvalifisert tolk det same som ein språkhjelpar/kulturtolk/ressursperson?

  • Ein kvalifisert tolk er ikkje det same som ein språkhjelpar, ein kulturtolk eller ein ressursperson. Språkhjelparar og kulturtolkar har ingen formell tolkekompetanse, men bidrar med erfaringar frå eigen kulturell bakgrunn, språkgruppe og kultur.
  • Ein språkhjelpar/kulturlos er ein person med same språk som målgruppa og med gode norskkunnskapar.
  • Ein ressursperson er ein person som kan fungere som bindeledd mellom lokale myndigheiter og ei innvandrargruppe eller eit miljø når viktig informasjon skal formidlast til innvandrarbefolkninga. Ressurspersonen kan vere medlem av ein frivillig organisasjon og/eller vere tilsett i kommunen.
  • «Kulturtolk» er eit omgrep som ofte fører til forvirring, og som ikkje må blandast saman med kvalifisert tolk. «Kulturrettleiar» blir av fleire oppfatta som meir eigna til formålet med tenesta. Dette omgrepet inneheld ikkje ordet «tolk», og ordet «rettleiar» fortel brukarane at vedkommande ikkje sit med fasitsvaret på alle kulturelle spørsmål (Roostami, 2020). Ein kulturrettleiar kan ikkje erstatte ein kvalifisert tolk, men kan i nokre tilfelle fungere som eit supplement.

Kan eg be andre fleirspråklege om å tolke?

Tolking er ei teneste som er vanskeleg å kontrollere for brukarane, og som krev både fagkunnskap og ein nøytral ståstad. Mange fleirspråklege kan gi inntrykk av å vere brukbare tolkar, men likevel mangle dei ferdigheitene som krevst.

Fleirspråklege medarbeidarar som er tilsette i kommunen for å utføre andre oppgåver, får ei uklar rolle dersom dei også skal tolke. Dei kan bruke språkkunnskapane sine innanfor sine eigne arbeidsoppgåver og den stillinga dei er tilsett i, men ikkje til tolking.

Bruk av nærkontaktar og andre som tolk kan bidra til at sensitive opplysningar kjem på avvegar og bygge opp under skam ved sjukdom. Tolking krev både ein nøytral ståstad og fagkunnskap.

Familiemedlemmer, følgarar eller andre ein kjenner, bør verken vere tolk eller språkhjelpar. Alle pårørande har ei viktig rolle som kunnskapskjelde, omsorgsgivar, nettverk og nærmiljø. Pårørande til minoritetsspråklege skal ikkje ha rolla som tolk i tillegg.

Det er forbode å bruke barn som tolk

Erfaring viser at barn ofte blir brukte som tolk i ad hoc-situasjonar, også under pandemien. Men barn skal ikkje settast til å tolke eller formidle informasjon. Barn har verken ordforrådet eller rolleforståinga som krevst i situasjonar der det er behov for tolking. Eit barn som blir brukt som språkhjelpar, får eit stort ansvar lagt på seg og kan bli sett i ein vanskeleg rollekonflikt. Det å bruke eit barn som tolk vil ofte ikkje vere til beste for barnet.

Les meir om forbodet mot å bruke barn som tolk på lovdata.no.

Når skal eg bruke tolk?

Mange minoritetsspråklege som har gode norskkunnskapar i kjende situasjonar, kan ha behov for tolk når samtalen kjem inn på vanskelegare tema. Mange kan også gi inntrykk av at dei forstår det som blir sagt, utan at dei eigentleg gjer det. Dette blir kanskje oppdaga først på eit seinare tidspunkt, når beskjedar som blei gitt, ikkje blir følgde opp. I samtalar som er krevjande, eller som handlar om noko som ikkje er daglegdags, bør du derfor ha låg terskel for å bruke tolk. Smittesporing og informasjon om karantene og isolasjon er eksempel på tema der språkvanskar lett kan føre til mangelfull kontakt og misforståingar.

  • Kartlegg så tidleg som mogleg om det er behov for tolk. Gode rutinar for bestilling gjer at det går fortare å få tak i ein tolk når det hastar, for eksempel ved smittesporing. Sjå bort frå subjektive vurderingar av språkferdigheiter ved førsteinntrykk.

  • Lag ei liste over situasjonar der det er viktig å bruke tolk der du jobbar, for eksempel for å formidle positivt prøvesvar, kartlegge nærkontaktar, gi informasjon om karantene og isolasjon, kalle inn til vaksinasjon, og liknande.

  • Få raskt oversikt over om det er minoritetsspråklege som treng tolk når du skal gjennomføre samtalar. Ved utbrot i ein klasse kan du spørje læraren. På ein arbeidsplass kan du spørje leiaren. Gjer ei sondering, og kartlegg språkferdigheitene før den planlagde samtalen. Planlegg også for bruk av tolk i oppfølgingsarbeidet.

  • Lag ein eigen rutine for akuttsituasjonar utanom arbeidstida.

  • Involver kollegaer for å få ei oversikt over det samla behovet for tolk, og diskuter om rutinane deira er gode nok for alle.

  • Lag ein rutine for å stille kontrollspørsmål når du skal vurdere om ein person har behov for tolk.

Nokre gonger ønsker ikkje den du snakkar med, å bruke tolk sjølv om de ikkje forstår kvarandre godt. Da må du forklare kvifor det kan vere nødvendig med tolk.

Når du skal innhente samtykke frå ein person med avgrensa norskkunnskapar, skal du bruke tolk.

Er du likevel usikker på om den du snakkar med, har gode nok norskkunnskapar til å forstå deg og til å uttrykke seg, skal du bruke tolk. Mange som er nye i landet, har ofte ikkje den same kulturelle forståinga for ein gitt situasjon som ein som har vakse opp i landet. Dermed blir behovet for informasjon større. For å gi likeverdige offentlege tenester må all informasjon vere tilgjengeleg og forstått. Det er også viktig at den minoritetsspråklege blir tatt vare på på ein profesjonell og trygg måte.

Når kan ein ressursperson brukast i staden for ein kvalifisert tolk?

Ved å bruke ressurspersonar kan ein lettare nå ut med målretta informasjon til innvandrargrupper eller -miljø som har avgrensa ferdigheiter i norsk, avgrensa digital kompetanse eller lite kontakt med det norske samfunnet.

Ressurspersonane er allereie kjende i ei gruppe eller eit miljø og kan ved hjelp av lokal kunnskap, tillit og respekt formidle informasjonen på ein forståeleg måte. Ein må skilje mellom generell informasjon og informasjonen som er spesifikk for den enkelte personen og hans eller hennar helsesituasjon. Alle spørsmål som gjeld helsesituasjonen til den enkelte, må rettast til helsepersonell eller til helsetenesta. Det same gjeld helsefaglege råd.

Kvifor er det viktig å bruke kvalifisert tolk i informasjonsarbeid under pandemien?

Dersom ein ikkje bruker kvalifisert tolk, kan det hende at viktig informasjon ikkje når fram. Både munnleg og skriftleg informasjon kan vere komplisert å forstå og kan bidra til spreiing av feilaktige eller upresise opplysningar.

Eit godt eksempel på eit område der det kan vere behov for å bruke kvalifisert tolk, er smittesporing. Her erfarer FHI at kommunar ikkje bruker tolk ofte nok. Mange kommunar oppgir at det er ei utfordring å bruke tolk i smittesporingsarbeidet, anten fordi dei opplever det som tidkrevjande, eller fordi dei manglar kunnskap om tolking.

Dersom det i ein pressa situasjon ikkje er sett av nok tid og ressursar til å forklare reglane for isolasjon og karantene eller til å forsikre seg om at informasjonen er opp¬fatta riktig, kan det oppstå misforståingar, både om kven som er nær¬kontaktar, og kva reglar som gjeld.

Bruk av kvalifisert tolk løyser ikkje alt. Når det er nokon du ikkje deler språk med, må du ikkje snakke mindre med dei, men meir. Samarbeid med tolken din, og tilpass den konkrete informasjonen.

Dette ønsker vi å oppnå ved å bruke kvalifisert tolk:

  • Meir omfattande testing og betre smittesporing
    • Kommunetilsette kan raskt bestille kvalifisert tolk dersom det skulle bli behov for det i samband med eit større utbrot.
    • Kommunane har rutinar for å bruke kvalifisert tolk.
  • Betre forståing for karantene og isolasjon
    • Reglane for karantene og isolasjon blir forstått av alle.
    • Det er tilstrekkeleg med personalressursar og kompetanse (helsepersonell og tolkar) til å sikre at informasjon blir forstått av personar som blir sette i karantene og isolasjon.
  • Betre etterleving av TISK-strategien og fleire som får vaksine
    • Ein har kontroll på informasjonen ein ønsker å formidle.

Korleis bestille tolk?

Kommunane har ansvar for at dei tilsette har tilgang til tolketenester av god kvalitet. Tenestene skal dekke behovet også i akutte situasjonar og under beredskap. Helsetenester og kommunale tenester har det økonomiske ansvaret for tolketenester.

Det er fleire måtar å bestille tolk på: 

  • Du finn kontaktinformasjon til kvalifiserte tolkar på over 70 språk i Nasjonalt tolkeregister.
  • Oslo, Bergen, Trondheim, Kristiansand, Larvik, Porsgrunn, Drammen og Lørenskog er kommunar med eiga tolketeneste. Nokre nabokommunar samarbeider med desse.
  • Andre kommunar har rammeavtale med eitt eller fleire tolkebyrå.

Ver klar over at mange arbeider som tolk sjølv om dei er ufaglærte. Be derfor om å få ein tolk som er oppført i Nasjonalt tolkeregister når du bestiller. 

Når du har bestilt og får tilsendt namnet på tolken, bør du alltid sjekke kvalifikasjonane til vedkommande i Nasjonalt tolkeregister. Dersom du ikkje finn tolken i registeret, er han eller ho mest sannsynleg ufaglært. Da bør du gi beskjed til tolkeformidlaren og be om å få ein ny – og kvalifisert – tolk.  

Mange av dei høgast kvalifiserte tolkane er ikkje knytte til tolkeformidlarar. Nasjonalt tolkeregister gir deg høve til å bestille kvalifisert tolk direkte.

Bestill tolk i god tid

Det kan vere vanskeleg å få tak i ein kvalifisert tolk på kort varsel. Dei fleste tolkar er frilansarar og vurderer om dei skal takke ja til oppdrag ut frå honorar, lengde på oppdraget og arbeidsforhold. I somme språk er det få kvalifiserte tolkar.

Bestill derfor tolk i god tid. Dersom du har høve til det, kan det lønne seg å avtale tidspunkt for oppdraget med tolken først, deretter med brukaren.

Avklar språk og dialekt

I mange land blir det snakka fleire språk. Det kan også vere store forskjellar mellom dialektar innanfor nokre språk, som for eksempel arabisk og kurdisk.

Ver sikker på at du veit kva språk og dialekt brukaren snakkar, før du bestiller tolk. Når du søker på eit land i Nasjonalt tolkeregister, får du opp forslag til språk som blir snakka i det landet.

Dersom du kontaktar tolken direkte, kan du avklare om han eller ho beherskar den aktuelle dialekten eller det aktuelle språket.

Forbu samtalen

Du er ansvarleg for at alle som deltar i samtalen, inkludert deg sjølv, forstår alt som blir sagt.

God tolking krev førebuingar før oppdraget. Gi tolken så mykje informasjon som mogleg og så tidleg som mogleg. Da kan tolken vurdere om han eller ho er kompetent for oppdraget, og eventuelt førebu seg.

Ein vellykka tolka samtale krev at også du som tenesteytar er førebudd. Les meir om korleis du kan førebu og gjennomføre ein tolka samtale.

Får du ikkje tak i kvalifisert tolk?

Av og til kan det vere vanskeleg å få tak i ein kvalifisert tolk. Dersom du ikkje lykkast og det ikkje hastar, rår vi deg til å finne eit nytt tidspunkt for møtet.

For enkelte språk finst det ikkje kvalifiserte tolkar i Noreg. Dersom du må bruke ein ufaglært tolk, så ver ekstra påpasseleg i løpet av samtalen. Du bør stille tilleggsspørsmål for å sjekke om informasjonen er riktig formidla og forstått. Du kan også be brukaren fortelje med eigne ord det han eller ho har forstått.

Gi tilbakemelding om tolkeoppdraget til tolken og eventuelt tolkeformidlaren, og vis gjerne tolken til IMDi for informasjon om kvalifisering.

Frammøtetolking og smittevern

Tolken må få beskjed om smittevernrutinane som gjeld på arbeidsplassen din. Ved oppdrag for kommunen gjeld smittevernrutinane for tolken på same måte som dei gjeld for tilsette og andre oppdragstakarar.

Gå igjennom det som skal skje, på førehand, og vurder om rutinane i kommunen din også omfattar smittevern for tolken. Ta gjerne tolken med på råd.

Skjermtolking

Ved skjermtolking er ikkje tolken fysisk til stades i rommet, men har lyd- og biletkommunikasjon med partane som skal snakke saman.

Somme gonger sit alle partane og tolken kvar for seg. Dersom nokon av partane sit saman, må samtalen leggast til rette for dei partane som berre deltar digitalt. Tenk gjerne igjennom kva for deltakarar som eventuelt skal sitte saman. Ta omsyn til talet på møtedeltakarar og korleis tolken kan løyse oppgåva si dersom det er mange som deltar i samtalen.

Skjermtolking gir meir informasjon i løpet av samtalen enn telefontolking, og kan vere eit godt alternativ til frammøtetolking, spesielt når ein ønsker å unngå smitte. Både skjerm- og telefontolking bør, for å unngå smittespreiing, vurderast som alternativ til frammøtetolking dersom smitteverntiltaka i kommunen er på eit høgt nivå.

Gjer alltid ei grundig vurdering av kva for samtalar som eignar seg best for frammøtetolking, og i kva situasjonar det er greitt med skjerm- eller telefontolking. Ikkje alle bodskapar lar seg tolke over ei telefonlinje eller gjennom ein skjerm, eller første gong ein prøver ut ny teknologi.

  • Dersom du har ansvar for samtalen, sørg for at det tekniske er i orden, og at lydkvaliteten er god nok til at tolken kan utføre jobben sin på ein forsvarleg måte. Ein god skjermtolka samtale føreset at teknikken verkar, og at alle partar, også tolken, har fått opplæring i og kan bruke utstyret.

Slik kjem de i gang

Før samtalen/møtet

  • Vurder kva type tolking denne samtalen treng: frammøte, telefon eller skjerm?
  • Vurder om smittevernrutinane er tilfredsstillande også for tolken.
  • Gi tolken nødvendig informasjon i god tid før samtalen:
    • Kva tema skal samtalen dreie seg om, og kva terminologi bør tolken vere kjend med?
    • Kva slags møte/samtale er det, kor mange deltar, og i kva roller?
    • Gi tolken eventuelt ferdig utforma materiell, for eksempel presentasjonar eller dokument.
    • La tolken få ei oversikt over lokale namn, ord og uttrykk han eller ho bør kjenne til.
  • Tolken er di stemme på det andre språket. Samarbeid med kvarandre om ein best mogleg samtale.

Under samtalen/møtet

  • Snakk direkte med kvarandre, ikkje til tolken.
  • Dersom noko er uklart eller du er usikker på kva som er oppfatta, spør personen.
  • Ikkje spør tolken: «Kva meiner han om det?» Spør den du snakkar med: «Kva meiner du?»
  • Ikkje pålegg tolken andre oppgåver enn å tolke.
    Fyll ut skjema eller liknande saman med den andre tolkebrukaren, ikkje overlat til tolken å omsette svara.
  • Hugs å avtale pausar ved lange samtalar/avtalar.

Etter samtalen/møtet

  • Gjer ein debrief med tolken om kva som fungerte godt, og kva som eventuelt kunne vore gjort annleis.
  • Gi tilbakemelding til tolken eller den du har bestilt tolken hos, dersom du har ros eller ris.

Ved telefontolking

  • Sjekk at høgtalar og mikrofon fungerer.
  • Ring opp tolken og fortel kven som skal delta, før du hentar den du skal snakke med.
  • Presenter alle som er til stades.
  • Set ord på det tolken ikkje kan sjå.
  • Ikkje gløym å la tolken sleppe til. Ta pausar og lytt om tolken forsøker å ta ordet.
  • Ver spesielt merksam på signal frå tolken om at han/ho vil tolke.
  • Avslutt samtalen med tolken til stades, slik at eventuell informasjon om neste møte og vegen vidare blir tolka.

Ved skjermtolking

  • Sjekk før samtalen at høgtalar, mikrofon og video fungerer.
  • Ring opp tolken og fortel kven som skal delta, før du hentar den du skal snakke med.
  • Presenter alle som er til stades.
  • Hald auge med kva tolken ser, og set ord på det tolken ikkje kan sjå via kameraet.
  • Ikkje gløym å la tolken sleppe til. Ta pausar og sjå etter om tolken forsøker å ta ordet.
  • Ver merksam på signal frå tolken.
  • Avslutt samtalen med tolken til stades, slik at eventuell informasjon om neste møte og vegen vidare blir tolka.

Nettressursar