Tekniske rammebetingelser for skjermtolking

For at det skal være hensiktsmessig å gjennomføre en tolket samtale over skjerm må utstyr og omgivelser være godt tilrettelagt. Teknisk utstyr og programvare må være egnet for skjermtolking og hensynet til personvern og informasjonssikkerhet må ivaretas.  

Godt utstyr, forarbeid og planlegging er viktig, men det finnes ikke èn bestemt standardisert teknisk løsning for tolking over skjerm. Flere forskjellige løsninger kan gi et godt resultat.

Tolkeloven stiller krav om at offentlige organer skal sikre tilfredsstillende tekniske løsninger ved bruk av fjerntolking (tolking over skjerm eller telefon). I Kunnskapsdepartementets forarbeider til tolkeloven (2021) defineres tilfredsstillende slik:

«De tekniske løsningene er tilfredsstillende når overføringen av lyd og bilde fungerer og ikke skaper problemer for brukerne. Løsninger for skjermtolking fungerer for eksempel ikke tilfredsstillende hvis bildet faller ut, lyden ikke er synkronisert med bildet eller personvernet ikke er ivaretatt.»

Omgivelser og plassering

Skjermtolking er svært anstrengende og betydningen av gode arbeidsforhold skal ikke undervurderes. Lokalene som benyttes må ha god plass, god lydisolering, godt lys og god ventilasjon. Det er også viktig at omgivelsene tilrettelegges for overførsel av lyd og bilde. Plassering av kamera, mikrofon og deltakere må være gjennomtenkt, og forstyrrende elementer som opptrer i bildet bør fjernes.

Sammensetningen av deltakere og antall lokasjoner disse befinner seg i, varierer. Ofte sitter tolken alene ett sted, mens fagperson og minoritetsspråklig sitter sammen et annet sted. De fleste råd vi presenterer er uavhengig av hvem som sitter hvor, men vi dekker ikke alle spesifikke utfordringer ved alle samtalesituasjoner. Det samme gjelder avsnittene som omhandler utstyr. Kontakt oss direkte hvis du trenger rådgivning om spesifikke situasjoner eller problemstillinger som ikke dekkes her.

Eksempler på forskjellige sammensetninger av samtaledeltakere:

Tolken sitter alene. Fagpersonen og den minoritetsspråklige innbyggeren sitter sammen.

Tolk og fagperson (+ evt. andre norsktalende) sitter sammen. Den minoritetsspråklige sitter alene.

Både tolken, den minoritetsspråklige og fagpersonen (+ evt. andre norsktalende) sitter forskjellige steder. 

Krav til omgivelsene

• Omgivelsene må være skjermet fra støy og andre forstyrrende elementer.
• Fagpersonen har det overordnede ansvaret for samtalen og må av hensyn til personvern og informasjonssikkerhet sørge for at samtalelokasjonen(e) er skjermet for innsyn og at samtalen ikke kan overhøres av uvedkommende. Tolken er på sin side bundet av tolkelovens krav til god tolkeskikk og taushetsplikt. Når tolken befinner seg på et selvvalg tolkested, har denne derfor et tilsvarende ansvar for å sikre omgivelsene hen befinner seg i.   
  • Skjermtolking skal ikke finne sted på offentlige steder, som på gater, kollektivtransport, biblioteker eller lignende, hvis det ikke er helt nødvendig.

Tolkekabin

Det vil lette tolkens arbeid hvis fagpersonen tar ansvar for alt utstyr som blir brukt og tolkingen kan foregå fra en tilrettelagt tolkekabin.  En godt lydisolert tolkekabin med god ventilasjon sikrer tolken gode arbeidsforhold, gjør det lettere å ivareta personvernhensyn og minimerer risikoen for at tolkingen blir forstyrret at støy.

• ISO-standarden 2603 beskriver veiledende krav til oppbygging av permanente tolkekabiner.
• ISO-standarden 4043 beskriver veiledende krav til oppbygging av mobile tolkekabiner.

Plassering i rommet

• Den som setter opp videokamera og mikrofon på en lokasjon må sørge for at kamera og mikrofon(er) er plassert slik at disse dekker alle samtaledeltakere i rommet på best mulig måte.
  • Tolken må se og høre alle samtaledeltakerne klart og tydelig og det er viktig at både fagperson(er) og minoritetsspråklig(e) plasseres i likeverdige posisjoner, det vil si at ingen havner bak, eller i skyggen av andre. Ikke bare ansikter, men også overkropp, hender og håndbevegelser er en viktig del av bildet.
• Det er fagpersonens ansvar å sikre at alle som deltar i samtalen kan se og høre hverandre godt.

Lys

• Jevn belysning i ansiktet til alle deltakerne er en fordel.
• Hvis det er mye lys ute, er det lurt å unngå å ha et vindu bak deg/dere. Det kan gjøre bildet mørkt, og ansikter skyggelagt. Plasser deg/dere heller med vinduet foran, eller ved siden av.
• Hvis samtalen foregår på kveldstid eller i et mørkt rom er det lurt å prøve seg frem med de lyskildene som er tilgjengelige.

Utstyr

Som vi har vært inne på kan flere forskjellige løsninger gi et godt resultat. Fagpersonen må alltid overveie om samtalen som skal tolkes er egnet for tolking over skjerm og hva slags krav samtalen stiller til omgivelser, utstyr, sikkerhet og personvern.

Les mer om hvilke samtaler som egner seg for tolking over skjerm.

Internettforbindelse

Nettforbindelsen er svært viktig ved tolking over skjerm. Forbindelsen må ha tilstrekkelig båndbredde og den må være stabil over tid.

• AIIC (International Association of Conference Interpreters) anbefaler en båndbredde på minimum 4 Mbit per sek. Mål båndbredden din på tek.no.
• Nettilkobling via kabel gir alltid en sikrere og mer stabil forbindelse. Et dedikert videonettverk med høy forbindelse gir det beste utgangspunkt. Vær obs på at:
  • Trådløst nett er følsomt for faktorer som avstand til ruter.
  • Kvaliteten på en nettverksforbindelse synker jo flere brukere som benytter forbindelsen på samme tid.
• Vær obs på at hvis du har en PC som kjører tunge programmer, VPN, journalsystem o.l. i bakgrunnen, reduseres den tekniske kvaliteten i videosamtalen.
• Husk å sjekke forbindelsen i god tid før samtalen.

Maskinvare

Maskinvaren (datamaskinen) som benyttes må ha tilstrekkelig kapasitet og minne til å kjøre den valgte videoprogramvareløsningen.

• Programvaren som benyttes stiller noen systemkrav til datamaskinen som skal kjøre programmet. Disse kravene sikrer optimal ytelse. Sjekk om din datamaskin oppfyller systemkravene til den valgte programvaren.
• Test at alt virker som det skal i god tid før samtalen.

Programvare

Det finnes i dag svært mange forskjellige programvareløsninger for videokommunikasjon som kan benyttes til skjermtolking. Ulike offentlige sektorer har gjerne spesialiserte løsninger som ivaretar spesifikke behov. Bare i helsesektoren er minst ti ulike spesialiserte løsninger i bruk. Det er imidlertid også mulig å benytte generelle løsninger som Skype for Business og Microsoft Teams.

• Programvaren som benyttes stiller noen systemkrav til datamaskinen som skal kjøre programmet. Disse kravene sikrer optimal ytelse. Sjekk om din datamaskin oppfyller systemkravene til den valgte programvaren.
• Chat- og opptaksfunksjonalitet bør, av hensyn til personvern og informasjonssikkerhet, ikke benyttes i tolkede samtaler over skjerm. Ved behov kan unntak gjøres hvis det er avklart og godkjent av alle deltagere i forkant og fagpersonen har sikret at data lagres sikkert og i henhold til GDPR.
• Den sikreste formen for kryptering er ende-til-ende-kryptering

Hva trenger tolken?

Tolking over skjerm er krevende og introduserer en avhengighet til teknisk utstyr. Lyd er tolkens viktigste kilde til informasjon og det er derfor av stor betydning at den gjengis så godt som mulig. Det ligger også svært mye informasjon i visuelle og non-verbale signaler. Videoformatet gir tolken adgang til slike signaler, men det forutsetter at overføringen av bilde holder en høy kvalitet. The International Association of Conference Interpreters (AIIC) har foretatt grundige undersøkelser knyttet til utstyrets betydning for kvaliteten i tolkede samtaler over skjerm. Deres anbefalinger er enten hentet direkte fra eller tett knyttet til relevante ISO-standarder. Det samme gjelder for følgende anbefalinger, som lener seg på arbeidet gjort av AIIC og ISO-standardene 20108 og 20109:

Lyd:   

• Gode hodetelefoner med bøylemikrofon (evt. en ekstern mikrofon) er den lydmessig beste løsningen for tolken
  • Bruk semi-åpne/semi-lukkede hodetelefoner som hviler på utsiden av ørene, uten å dekke de helt.
  • Bruk kabel, ikke trådløs forbindelse (e.g. bluetooth).
  • Hodetelefonene skal ha innebygd beskyttelse mot akustisk sjokk. Plutselige, høye lyder (akustisk sjokk) kan forårsake alvorlige hørselsskader.
  • Hodetelefonene skal ha en frekvensrespons mellom 125 og 15 000 Hz, som tilsvarer spennet det menneskelige øre kan oppfatte. Det samme gjelder for mikrofonen.
• Lyd og bilde må være synkronisert og forsinkelse/latens mellom lokasjonene må ikke overstige 500 ms.

Bilde:

• Skjermen skal være ikke-reflekterende
• Størrelsen på skjermen avhenger av avstand, men den bør ikke være mindre enn 25 cm i diagonal lengde.
• Kvaliteten på skjermbildet må være høy nok til å unngå visuelle forstyrrelser som at bildet fryser, eller opptrer uklart. Om slike forstyrrelser skulle oppstå må tolkingen midlertidig avbrytes til bildet igjen er stabilt.
• Skjermbildets luminans må kunne justeres og innstilles etter lysforholdene i rommet.

Hva trenger fagpersonen?

Fagpersonen har det overordnede ansvaret for at omgivelser, utstyr, lyd og bilde fungerer tilfredsstillende, slik at den tolkede samtalen kan gjennomføres på en god måte. For å ivareta dette ansvaret må fagpersonen ha et bevisst forhold til hva skjermtolking innebærer og vite hva som kan påvirke en tolket samtale over skjerm i positiv eller negativ retning.

• Fagpersonen trenger å sette av tid til å forberede og planlegge samtalen, avklare spørsmål og uklarheter med tolken og teste at utstyr, lyd og bilde fungerer tilfredsstillende.
• Fagpersonen bør også avtale med tolken hva som skal skje hvis det oppstår tekniske eller andre utfordringer underveis.

Den enkelte samtalesituasjon og omstendighetene omkring denne legger føringer for hvordan omgivelser og utstyr må tilrettelegges. For å illustrere dette beskriver vi her to ulike scenarier, som stiller ulike krav til fagpersonens tilretteleggelse av omgivelser og utstyr.

Scenario nr. 1: samtale mellom lege og pasient med tolk et annet sted

En lege/pasient-samtale er som utgangspunkt en type samtale som kan egne seg for tolking over skjerm, forutsatt at det ikke er snakk om alvorlige diagnoser eller andre sensitive tema. Her kan det være tilstrekkelig med et relativt enkelt oppsett:

• Lege og pasient sitter på legens kontor, plassert foran skrivebordet, skrått mot hverandre med kamera midt mellom på ca. en meters avstand.
• Et eksternt webkamera er plassert ovenpå legens dataskjerm
• En god bordhøytaler/mikrofon er plassert på skrivebordet midt mellom legen og pasienten.

  Både lege og tolk må sette av tid til å sjekke at utstyret virker som det skal, at lyden er god og at kameraet viser et godt utsnitt. For tolken er det viktig å kunne se et utsnitt som viser både legen og pasienten og som er stort nok til å fange opp hele overkroppen slik at håndbevegelser og kroppsspråk kommer tydelig frem.

Scenario nr. 2:  Skjermtolking i retten med to tolker i tolkekabin

I dette scenariet er de fleste av rettens aktører fysisk til stede i rettsalen, mens noen av vitnene deltar via skjerm. Tolkingen foregår hovedsakelig som simultantolking, med enkelte innslag av konsekutiv tolking (f.eks. ved vitneavhør). Simultantolking forutsetter to tolker, som her sitter i en dedikert og tilrettelagt tolkekabin som er fysisk tilknyttet salen.

Tolking i retten krever nøye planlegging og tilrettelagte omgivelser uansett tolkeform, også ved fremmøtetolking. Ved skjermtolking blir gode arbeidsforhold for tolken bare enda viktigere.

• Her er det nødvendig med en dedikert tolkekabin, skjermet for lyd utenfra og med lyd- og bildeforbindelse til aktørene i rettssalen.
  • Landskapsløsninger der flere språk tolkes samtidig uten lydskjerming skal ikke forekomme.
• Det er essensielt med god lyd, godt lys og god luft
• En dedikert tolkekonsoll (styringsenhet for lyd) for hver av tolkene er å foretrekke, med mute-knapp tilkoblet mikrofonen, slik at tolken enkelt kan slå mikrofonen av og på.  Ledningen må være lang nok til at konsollen kan plasseres på en hensiktsmessig måte.
• Tolken må ha tilgang til all lyd og mulighet for å justere lydnivå for hver kanal inn (rettsal, vitner på skjerm, vitner på telefon).
• Tolken må kunne se alle (flere kameraer og mulighet for justering av bildeutsnitt)
• Det må foreligge løsninger for digital tilgjengeliggjøring av alt annet som skal tolkes fra skrift til tale, f.eks. utdrag, disposisjoner og hjelpedokumenter.
• Den/de minoritetsspråklig(e) må kunne se og høre både tolken og hele salen,  for koordinering av turtaking.
• Fjernvitner (både norsktalende og minoritetsspråklige) må ha en skjermflate stor nok for skjermdeling av skriftlige dokumenter fra rettssalen.

Personvern og informasjonssikkerhet

Tolkeloven stiller krav om at offentlig sektor skal sikre ivaretakelse av personvern ved bruk av fjerntolking, herunder skjermtolking. Mange samtaler der det brukes tolk omhandler sensitive forhold som helse, barns situasjon, familiekonflikter, asylstatus eller juridisk status, hvor hensynet til personvern veier tungt. Både fagpersoner i offentlig sektor og tolker må bidra til å sikre informasjonssikkerheten i tolkede samtaler over skjerm, men det er fagpersonen som i siste instans er ansvarlig.

Fagpersonen er ansvarlig for personvern og informasjonssikkerhet

Fagpersonen er ansvarlig for at hensynet til personvern og informasjonssikkerhet blir ivaretatt, både gjennom valg som omhandler omgivelser og utstyr, og underveis i samtalen. Det er f.eks. fagpersonens ansvar å sikre at alle samtaledeltakerne befinner seg på et skjermet sted.

• Still kontrollspørsmål: Er det noen andre i rommet? Er det mulig for uvedkommende å høre hva som blir sagt? Be tolken vise frem ID-kortet fra Nasjonalt tolkeregister.
• Du som fagperson må sørge for å avklare utstyr, videoløsning, rutiner og retningslinjer for personvern med IT-avdelingen i din virksomhet.

Fagpersonen kan ha behov for å dele skriftlig informasjon som inneholder personopplysninger med tolken i forkant av samtalen.

• Det er fagpersonens ansvar å sikre at utveksling av skriftlig informasjon som inneholder personopplysninger foregår gjennom en sikker kanal, hvor hensynet til personvern og sikkerhet er ivaretatt. Fagpersoner må avklare krav til sikker løsning for oversendelse av filer med sin interne IT-avdeling.
• Ved oversending av dokumenter som inneholder personopplysninger, har fagpersonen plikt til å ha en databehandleravtale med tolken. Den skal sikre at personopplysningene blir behandlet i samsvar med regelverket og setter en klar ramme for hvordan databehandleren kan behandle opplysningene.
  • Hvis fagpersonen gjør avtale direkte med tolken, er det alltid tolken som er databehandler og databehandleravtale tegnes mellom fagperson og tolk.
  • Hvis oppdraget formidles gjennom et formidlingsbyrå, kan databehandleransvaret reguleres på to forskjellige måter:
    1. Formidlingsbyrået mottar informasjonen gjennom sitt krypterte bestillingssystem. Byrået er da databehandler ovenfor fagpersonen, noe som må reguleres i en egen avtale. Tolken blir på sin side databehandler ovenfor byrået og tolk/byrå må tegne en separat databehandleravtale som regulerer dette forholdet.
    2. Fagpersonen har kontakt direkte med tolken og deler informasjonen gjennom en direkte kanal, uten forbindelse til tolkeformidleren. Tolken er da databehandler og databehandleravtale tegnes mellom fagperson og tolk.
  • Fagpersonen må foreta en risikovurdering for å avklare hva som evt. kan oversendes og hvordan.
  • Oversendelse av filer gjennom en videoløsning innebærer en sikkerhetsrisiko. Fagpersoner må avklare krav til sikker løsning for oversendelse av filer med sin interne IT-avdeling.

Tolken har taushetsplikt

Tolken er gjennom sin taushetsplikt forpliktet til å behandle personopplysninger med størst mulig varsomhet. Lokal lagring på egen datamaskin av dokumenter som inneholder personopplysninger må ikke forekomme uten en databehandleravtale som regulerer ansvar og betingelser. Det er fagpersonens ansvar å sørge for at slik avtale er på plass før oversendelse av personopplysninger.

Ulik praksis i ulike sektorer

Det er ulike krav til sikkerhet og personvern i ulike sektorer, og hver enkelt sektor kan derfor ha behov for å stille egne krav til utstyr og systemer.

Mange offentlige virksomheter/sektorer har gode rutiner for bruk av videokommunikasjon og beskrivelser av hvilke krav virksomheten/sektoren i den forbindelse stiller til personvern og sikkerhet. Her finner du et eksempel fra helsesektoren:

Digital arbeidshverdag under korona: Praktiske råd til helsepersonell om god bruk av video - ehelse

På datatilsynets og digitaliseringsdirektoratets nettsider finner du generell informasjon om datasikkerhet og hvilke plikter virksomheter har:

Datatilsynet - personvern og informasjonssikkerhet | Datatilsynet

Digdir

Ende til ende-kryptering

Ende-til-ende kryptering innebærer at forbindelsen er kryptert i begge ender. Slik kryptering beskytter data mot uautorisert tilgang og er en tilleggsfunksjon i videokommunikasjonsapper som Microsoft Teams. I en løsning som MS Teams er det en tilleggsfunksjon. Ende-til-ende kryptering i Teams understøttes kun for én-til-én samtaler og må aktiveres, først på organisasjonsnivå og deretter for den enkelte bruker.

• Det er ikke tolkens, men fagpersonens ansvar å avklare hvordan programvareløsningen er kryptert.
• Som fagperson kan du snakke med IT-administratoren for din organisasjon om kryptering.

Her finner du informasjon om noen av de vanligste programvareløsningene for videokonsultasjon:

https://nettvett.no/bruk-av-videomoter-for-sma-og-mellomstore-bedrifter/

Risikovurdering

Alle virksomheter er ifølge personvernforordningen pliktige til å etablere egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å oppnå et sikkerhetsnivå som er egnet for å håndtere risiko på en tilfredsstillende måte. Offentlige organer skal gjennomføre en risikovurdering før personopplysninger behandles og før man tar i bruk et informasjonssystem.

Norsk Helsenett har utarbeidet en overordnet risikovurdering knyttet til bruk av videokonsultasjon i helsevesenet. Den kan brukes som inspirasjon ved utarbeidelse av en egen risikovurdering for personvern og informasjonssikkerhet ved skjermtolking:

Risikovurdering - Norsk helsenett (nhn.no)

Se også datatilsynets nettside om risikovurdering:

Risikovurdering | Datatilsynet

For deg som vil vite mer

IMDi samarbeider med fagpersoner, tolker, utdannelsesinstitusjoner, psykologer, ergoterapeuter m.fl. for å fremskaffe oppdatert viten om skjermtolking og produsere og distribuere informasjonsmateriale som kan bidra til å forbedre kvaliteten på tolkesamtalene.

Valg av tolkeform

Fremmøte-, telefon- og skjermtolking har ulike muligheter og begrensninger. Les mer om valg av tolkeform.

Instruksjonsfilm for fagpersoner

Instruksjonsfilmen Skjermtolking for fagpersoner gir en kort innføring i hva som må være på plass for at fagpersoner i offentlig sektor skal kunne gjennomføre en vellykket tolket samtale over skjerm.

Instruksjonsfilmer for tolker

To instruksjonsfilmer viser hvordan enkle grep kan forbedre tolkens arbeidssituasjon. Filmene er hovedsakelig rettet mot tolkene, men fagpersoner vil også ha utbytte av å se dem.

E-læringskurs

IMDis e-læringskurs Skjermtolking i offentlig sektor gir både fagpersoner og tolker et godt innblikk i de viktigste elementene som har betydning for tolking over skjerm. 

Samtaleguide

Samtaleguiden viser rolle- og ansvarsfordelingen mellom fagperson og tolk. Guiden er laget som en enkel sjekkliste i A-4 format som partene kan ha for hånden ved skjermtolking.